Paramétrage du logiciel de paie : Le guide des bonnes pratiques

 

Tous les ans en début d’année, une bonne pratique pour le gestionnaire de paie, consiste à vérifier le paramétrage de son logiciel de paie.

En janvier c’est souvent à ce moment que s’ajustent les différents taux de cotisation, les réformes légales qui touchent à la paie.

Très souvent les erreurs sur vos fiches de paie ne viennent pas exclusivement d’un mauvais logiciel, ou d’un mauvais gestionnaire de paie, mais plutôt du paramétrage erroné de cet outil.

Nous allons voir comment vous pouvez avoir les bonnes pratiques dans ce domaine.

 

S’assurer de la conformité des taux de cotisation

 

La plupart des logiciels de paie, sinon tous, font des mises à jour tous les ans en début d’année, pour permettre l’actualisation des taux de cotisation.

Cela ne vous exonèrera pas de contrôler que tous a été bien paramétré par l’éditeur du logiciel. Il m’est déjà arrivé de constater des erreurs sur ces mises à jour, notamment sur les taux de cotisation maladie.

Je vous recommande donc de vous tenir au courant des différentes évolution de taux, des évolutions également des différentes tranches.

Certains taux ne seront pas mis à jour par l’éditeur du logiciel car il ne les connait pas et c’est à vous de le faire :

• Taux accident du travail
• Taux prévoyance cadre / non-cadre
• Taux et cotisation mutuelle santé
• Réduction de charges sur les cotisations patronales et d’assurance chômage

Certaines évolutions seront faites en cours d’année, il est donc nécessaire de pratiquer une veille sociale tout le long de l’année.

En outre cela vous permettra d’anticiper sur les évolutions de taux et de mettre en place un paramétrage en anticipé pour préparer la transition, notamment en cas d’évolution

 

Vérifier les profils de paie particuliers

 

Certains profils de paie particuliers sont à vérifier, car ils obéissent à des règles différentes que les paies classiques :

• Les apprentis
• Les stagiaires
• Les dirigeants mandataires

Dans ce domaine comme pour le reste vérifiez scrupuleusement les paramètres du logiciel, car certains éditeurs passent parfois à côté des dernières réformes.

Pour réussir dans ce domaine tenez-vous au courant des dernières nouveautés et faites une veille sociale efficace.

 

Récupérer les fiches de paramétrage (DSN) des organismes complémentaires sur net-entreprise

 

Un autre point à vérifier en ce début d’année, mais pas seulement, il faudra le faire à chaque modification.

Les fiches de paramétrage des organismes complémentaires sont disponibles sur Net-Entreprise concernant le compte de l’entreprise pour laquelle vous faites les paies.

Le gestionnaire de paie se doit de vérifier que le paramétrage des organismes complémentaires est fait correctement sinon :

• Les informations passées en DSN seront fausses, vos bulletins de salaires le seront tout autant
• Les droits des salariés ne seront pas respectés et en cas de sinistre la prise en charge risque d’être refusée par l’organisme.

 

Mettre à jour les compteurs de CP et RTT

 

Un autre point à vérifier en ce début d’année est le compteur des congés payés de vos salariés.

Ce compteur qui apparaît sur le bulletin de paie et qui sert à informer le salarié de ses droits, doit être tenu à jour tous les mois.

Le compteur RTT est quant à lui déconnecté du bulletin de paie, mais une grande attention devra y être porté puisqu’il va impacter directement les droits des salariés.

Il est possible de faire apparaître les informations quant à la prise des RTT dans une zone de commentaire du bulletin de paie, cela en facilitera le suivi.

 

Incidence de la loi pacte et vérification des seuils sociaux

 

La loi Pacte est venue simplifier l’application des seuils d’effectifs pour les entreprises.

Il existe désormais 3 seuils d’effectifs applicables (Sauf exception) : 11, 50 et 250 salariés.

Il convient de vérifier chaque année que les seuils de l’entreprise pour laquelle vous faites la paie n’ont pas évolués.

Cela aura un impact sur le bulletin de paie.

Par exemple pour la cotisation FNAL ou l’effort construction qui auront des taux majorés en cas d’atteinte ou de dépassement du seuil de 50 salariés d’effectif.

 

Vérification du bon fonctionnement du logiciel sur les tranches

 

Pour terminer un point délicat à vérifier tous les ans, c’est celui du bon fonctionnement du logiciel de paie sur les tranches. (Tranche 1 et 2 et tranche A et B)

En principe les mises à jour du logiciel sont faites automatiquement par l’éditeur, mais comme toujours vous devrez en vérifier le bon fonctionnement.

Tranche 1 = De 0 à 1 plafond de la sécurité sociale

Tranche 2 = Au-delà de 1 et jusqu’à 8 plafonds de la sécurité sociale

Tranche A = De 0 à 1 plafond de la sécurité sociale

Tranche B = Entre 1 et 3 plafonds de la sécurité sociale

Autre chose à vérifier aussi : C’est que le logiciel de paie opère bien la régularisation annuelle des tranches, car comme vous le savez elles se calculent à l’année, alors que la paie est mensuelle.