Faire une fiche de paye : les règles à suivre

 

La fiche de paie est un élément sensible car elle a trait à la rémunération du salarié. Toute erreur de mise en forme, de présentation ou de contenu pourra générer une source de conflit potentiel. Faire une fiche de paie en bonne et due forme est très difficile.

Les règles concernant l’établissement d’un bulletin de paie sont très structurées par le code du travail.

Nous verrons donc comment ne rien oublier d’important et les points qui méritent votre attention.

 

Quelles sont les mentions obligatoires ?                     

La plupart des logiciels de paie sont paramétrés pour sortir les bonnes mentions obligatoires, donc vous n’aurez qu’un travail de vérification à faire de ce paramétrage, avant de lancer la production de vos bulletins de paie.

Toutefois il est nécessaire, souvent, de vérifier, les aspects techniques avec l’éditeur du logiciel. Possédez-vous la dernière version ?

Les principales mentions obligatoires seront les suivantes :

• Identification de l’entreprise employeur : numéro Siret et code APE/NAF, adresse de l’entreprise (siège social)
• Convention collective applicable à l’entreprise.

Si aucune convention collective n’est applicable à l’entreprise les articles du code du travail, relatifs aux congés payés et aux préavis de fin de contrat doivent être indiquées (L3141-3 et suivants, L 3164-9 pour les congés et L 1234-1, L 1237-1, L 1237-6, L 1237-10 pour le préavis).

• Identification du salarié : nom, prénom, profession, adresse postale, numéro de sécurité sociale, coefficient d’emploi ou niveau.
• Période d’emploi concernée par le bulletin de paie (En général le mois considéré)
• Nature et volume du forfait pour les salariés payés au forfait.
• Le plafond mensuel de la sécurité sociale applicable au bulletin de paie (3428 € pour 2022 hors proratisation)
• Salaire brut versé en fonction du temps de travail : taux horaire multiplié par le nombre d’heures effectuées (151.67 heures pour un temps plein)

Une ligne dédiée spécialement aux heures supplémentaires ou complémentaires doit apparaître, avec les taux de majoration applicable. (10%, 25%, 50%)

En cas de prise de congés payés, une ligne spécifique devra apparaître pour la déduction de l’absence et une ligne pour l’indemnité de congé payé.

Les dates de CP devront être aussi mentionnées.

Le montant et la nature des accessoires de salaire devra aussi apparaître sur une ligne distincte (Primes, avantages en nature, frais professionnels)

• Cotisations sociales salariales et patronales, portant sur le salaire brut et déduite du brut. Total des cotisations salariales retenues.

Les rubriques de cotisation : Santé, accident du travail et maladie professionnelle, retraite, famille et chômage.

Doivent également apparaître le montant des exonérations et exemptions de cotisations (Part employeur), ainsi que le montant de l’évolution de la rémunération liée à la suppression de la cotisation chômage et maladie.

Enfin doivent être mentionnées les « autres cotisations salariales », c’est-à-dire la CSG non déductible et la CRDS.

Pour terminer c’est à ce moment là que devront apparaitre les montants correspondants aux acomptes et avance sur salaire en déduction.

• Montant net de la rémunération à payer avant impôt.

• Montant du Prélèvement à la source (PAS) sur une ligne spécifique, avec le taux applicable de prélèvement.

• Cumuls annuels des montants nets imposables et des montants prélevés au titre du PAS.

• Montant net des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées et leur cumul annuel.

• Mention incitant le salarié à conserver son bulletin de paie sans limitation de durée.

• Date de paiement du salaire.

 

Quelles sont les mentions interdites ?

La loi énumère aussi des mentions interdites, qui ne doivent jamais figurer sur un bulletin de paie :

• L’exercice du droit de grève par un salarié

Ainsi l’absence d’un salarié gréviste devra être mentionnée par une ligne « d’absence non rémunérée », sans autre indication.

• L’exercice de fonctions de représentant du personnel

Ces activités ne doivent pas apparaître sur une fiche de paie, ni même ses modalités de rémunération ou d’exercice.

Autres mentions qu’il est conseillé de ne pas faire figurer, même si légalement elles peuvent toutefois être mentionnées.

Par exemple une sanction disciplinaire comme une mise à pied, avec retenue des heures au titre de la sanction, pourrait être indiquées.

On préfèrera indiquer « absence non rémunéré », dans le but de ne pas nuire au salarié qui présenterait son bulletin de paie.

 

Sanctions en cas de bulletin de paie non conforme

Editer un bulletin non conforme, c’est-à-dire contenant une mention interdite ou omettant une mention obligatoire peut entrainer une sanction pour l’employeur :

• Amende de 450 € par bulletin défaillant
• Dommages et intérêts à verser en cas de plainte du salarié lésé

C’est surtout en cas de contrôle URSSAF ou de visite de l’inspection du travail que les problèmes pourraient commencer.

Les annexes au bulletin de paie                     

Certaines annexes au bulletin de paie doivent être remises au salarié tous les mois, quand cela est nécessaire pour l’informer de ses droits. A titre d’exemple :

• Document relatant le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquises par le salarié en application de l’article L 3121-24.
• Décompte des heures de délégation pour les représentants du personnel et leurs modalités de rémunération.

 

FAQ

Quels sont les dernières modifications du bulletin de paie en 2022 ?

La présentation du bulletin de paie change au 01/01/2022, dans le but de permettre au salarié, de mieux remplir sa déclaration d’impôt.

Doivent désormais apparaitre dans un encart dédié :

• Le montant du salaire net imposable
• Le montant du prélèvement à la source
• Le montant des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées d’impôt
• Le montant du cumul annuel pour ces 3 lignes

 

Qui peut faire des fiches de paie ?

La production de fiches de paie est un travail complexe et qualifié qui ne peut être réalisée que par un professionnel : le gestionnaire de paie.

Ce peut être un salarié de l’entreprise (Paie en interne) ou le salarié d’un cabinet comptable ou d’une entreprise d’externalisation (Paie externalisée).

Le profil du gestionnaire de paie peut être très différent, d’autodidacte à comptable en passant par le classique diplômé (titre professionnel de gestionnaire de paie (Bac+2), licence RH, master droit…)

 

La remise du bulletin de paie est-elle obligatoire ?

La remise du bulletin de paie au salarié, après chaque période de paie est une obligation légale. En cas de non remise ou de remise tardive, l’employeur s’expose à des dommages et intérêts.

La remise du bulletin peut depuis 2017 être faite au format électronique, à condition que le salarié ne s’y oppose pas et que les conditions de disponibilité et de confidentialité soient respectées.