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5 habitudes à prendre pour améliorer sa gestion de paie

 

J’ai envie de vous donner 5 habitudes à prendre, qui vous permettront d’améliorer de façon puissante votre gestion de paie.

Très simples. Appliquez-les, et vous aurez une efficacité augmentée d’au moins 20%.

 

Vous pouvez aussi consulter :

33 façons d’améliorer sa gestion de paie

Voici la première.

Habitude n°1 : Entrainez-vous à gagner du temps

 

Apprendre à travailler vite (Et bien) est une qualité supérieure pour un gestionnaire de paie.

Le gain de temps est un moyen de faire gagner de l’argent à l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Que vous soyez dans un service RH ou en cabinet, si vous voulez marquer les esprits et vous distinguer, soyez celui qui va plus vite que les autres, qui a toujours une longueur d’avance.

Comment faire ?

Pour gagner du temps dans votre activité commencez par planifier votre activité de gestionnaire paie avec des outils comme Trello : mettez des échéances aux différentes tâches avec des rappels automatiques.

Sachez gérer vos priorités : par exemple avec la matrice d’Eisenhower, dans cet article de Culture RH.

          

 

Exemple de tâche importante et urgente : déclarer un accident du travail. Vous devez le faire dans les 48 heures, afin de garantir les droits du salarié mais aussi pour permettre à votre entreprise d’éviter tout litige.

Exemple de tâche non importante et non urgente : archivage de vos variables de paie.

Vous devriez avoir une vision claire de ce qui est urgent, important, de ce qui ne l’est pas.

 

 

Habitude n°2 : Etablissez un tableau de suivi de votre gestion de paie

 

Pour avoir une vision globale de votre activité et ne rien oublier dans la multitude des tâches du processus de paie, vous pouvez créer un tableau de suivi de la gestion de la paie.

A quoi sert ce tableau ?

Ce tableau vous permet de savoir instantanément ou vous en êtes dans votre cycle de paie.

Bien sûr il faudra le tenir à jour et cocher les cases des tâches que vous avez finalisé.

Ce tableau de gestion de paie présente plusieurs avantages :

 

  • En le consultant vous savez immédiatement ou vous en êtes, vous verrez les tâches qui restent à faire et donc si vous êtes en retard ou en avance.
  • Vous aurez à l’esprit l’intégralité du processus de paie, donc si vous êtes débutant cela vous familiarisera avec les tâches récurrentes de la paie.
  • Si votre supérieur vous demande ou vous en êtes, vous pourrez le lui dire tout de suite et au besoin lui montrer votre tableau à jour.

Comment établir un tableau de suivi ?

 

Vous pouvez le créer sur Excel ou Word ou sur un logiciel dédié comme Evernote, One Note ou Trello qui vous permettra de le partager avec vos collègues ou vos supérieurs.

Je pense que le mieux est de le sortir sur une feuille A4 et de cocher les cases au fur et à mesure de votre avancée.

 

Habitude n°3 : Auditez vos bulletins de paie

 

Pour améliorer votre processus de paie, un bon moyen, est de réaliser un audit de vos bulletins de paie.

Même si vous êtes très expérimenté, il est toujours bon de se remettre en question et d’accepter de modifier ses pratiques pour s’améliorer encore.

Deux possibilités pour auditer vos paies :

–      Par vous-même :

                                              

Vous allez dédier un temps chaque mois pour vérifier la conformité des bulletins de salaire, la bonne application du droit du travail (Notamment en reprenant la convention collective) et les cotisations sociales.

Vous noterez les erreurs que vous avez décelées et les corrections / solutions appliquées dans un document.

Cela vous permettra d’en faire le suivi et de vous y référer si une anomalie ou une erreur revient plus tard.

–      Par un cabinet / expert extérieur :

 

Faire auditer ses paies par un cabinet extérieur présente l’avantage d’avoir un regard extérieur et sans complaisance sur votre travail.

L’audit va se dérouler généralement en 3 phases :

  • Recueil des informations + analyse des données pour déterminer quelles sont les règles de paie appliquées dans votre structure,
  • Fonctionnement ok ou dysfonctionnement, outils utilisés,

Exemple de dysfonctionnement qui pourrait être relevé : manque d’égalité des rémunérations entre hommes et femmes,

  • Bilan et plan d’action à mener = rapport d’action et donner les bonnes pratiques en paie

Sans aller aussi loin, vous pouvez par exemple demander à votre expert-comptable une vérification de vos bulletins de paie, s’il n’a pas de service social il pourra vous indiquer un confrère qui pourra le faire.

 

Habitude n°4 : Anticipez le contrôle URSSAF

 

Vous le savez, votre entreprise ou vos clients si vous êtes en cabinet, vont faire l’objet de contrôles URSSAF périodiques, en général tous les 3 ou 4 ans, parfois plus.

C’est souvent une situation délicate, source de stress pour l’employeur et qui peut couter cher si vous n’êtes pas au point au niveau du dossier paie.

Pour anticiper le contrôle URSSAF, il va falloir être rigoureux plus particulièrement sur certains points qui reviennent très souvent lors des contrôles.

Les thèmes les plus fréquents :

  • Les frais professionnels et les avantages en nature, notamment conserver les justificatifs des salariés
  • La prévoyance supplémentaire ou retraite complémentaire, être rigoureux sur le formalisme, notamment par exemple la remise de la décision unilatérale de l’employeur à chaque salarié contre émargement
  • Mutuelle / santé obligatoire, conserver les justificatifs pour les dispenses d’adhésion de certains salariés au régime obligatoire
  • Réduction générale des cotisations sociales (Ex Fillon) : s’assurer du bon calcul par le logiciel et de son paramétrage
  • Calcul des indemnités de licenciement lors des ruptures de contrat de travail (Faites vérifier vos calculs et conservez un dossier pour pouvoir justifier à la demande de l’URSSAF)

 

La suite est encore plus importante.

 

Habitude n°5 : Vérifiez votre DSN et vos charges

 

La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est désormais obligatoire pour les entreprises depuis 2017.

La DSN a remplacé la plupart des déclarations sociales que faisaient les employeurs aux différents organismes     .

Il est crucial d’apporter une attention particulière à cette phase du travail du gestionnaire de paie.

Avant l’envoi du fichier DSN vous devrez vérifier sa cohérence :

  • Vérifiez le montant des cotisations sociales calculées par le logiciel de paie (A l’aide des bordereaux / états)
  • Vérifiez qu’aucunes erreurs bloquantes n’empêche le dépôt du fichier DSN. La plupart des logiciels de paie permettent de faire un contrôle avant son dépôt.

 

Vous pouvez également faire un dépôt en mode test sur Net Entreprise, avant de faire le dépôt en mode réel.

 

FAQ                                       

 

Quelles sont les étapes de la paie ?

 

On peut distinguer 3 phases dans le processus de paie :

  1. La collecte des variables de paie : Ce sont les données liées à l’activité de l’employé (Planning, absences/présences, primes, CP…)
  2. Le calcul de la rémunération et des cotisations sociales et la détermination du prélèvement à la source
  3. La production des déclarations obligatoires comme la DPAE ou la DSN.

 

Quelles sont les qualités d’un bon Gestionnaire de Paie ? 

 

Plusieurs qualités sont indispensables pour le technicien paie :

  1. La rigueur dans son travail. Faire des contrôles systématiques sur son travail et mettre en place des procédures.
  2. L’endurance: Savoir tenir le choc dans la durée, être persévérant malgré les problèmes rencontrés.
  3. Adaptabilité et organisation: Avec la législation sociale toujours en mouvement, la nécessité de savoir s’adapter est importante dans ce type de poste.

Article complémentaire à lire : Comment devenir Gestionnaire de paie  

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