Vous venez de terminer vos paies et vous êtes satisfait, car vous êtes enfin arrivé au bout de la saisie de toutes les variables, et dans les temps.

Mais vous ressentez comme un malaise. Un peu comme lorsqu’à l’école le professeur vous faisait remarquer que votre travail n’était pas satisfaisant.

Quel est le problème ? Vous venez de vous apercevoir qu’il y a des erreurs sur les fiches de paie et avant d’envoyer le virement vous souhaitez vérifier certains détails et corriger les bulletins.

C’est la même chose tous les mois, avec ces 3 erreurs communes en paie qui vous font frémir.

 

Les 3 erreurs les plus courantes sur les fiches de paie 

 

• le paramétrage erroné du logiciel

 

Tout part de là, si vous n’avez pas un bon paramétrage, vous aurez automatiquement une paie fausse. Pour quelle raison le paramétrage serait-il erroné ?

 

Il peut y avoir plusieurs facteurs qui entraînent un paramétrage erroné. Vous pouvez avoir un ancien paramétrage réalisé par vous-même ou par une autre personne avant vous, qui avait réalisé une configuration adaptée à une situation antérieure.

 

Vous n’avez pas pensé à vérifier que le paramétrage était toujours d’actualité.

 

Exemple : paramétrage de la variable réduction générale de cotisation sociale pour les rémunérations inférieures à 1.6 SMIC.

 

Formule de calcul :

 

(T/0.6) x {(1.6 x smic annuel brut / rémunération annuelle brute) – 1}

 

Le coefficient T sera déterminé en fonction de l’effectif de l’entreprise :

> à 50 salariés : T = 0.3235

< à 50 salariés : T = 0.3195

 

Si votre effectif vient de changer et que vous passez à plus de 50, vous devrez le modifier. Vous devrez également par la même occasion modifier votre paramétrage du FNAL.

 

Autre point : pour réaliser un paramétrage qui tienne la route vous devez suffisamment vous y connaître sur le logiciel lui-même et sur son mode technique. Débutant ou amateur de risques évitez d’y toucher.

 

Mais si  le paramétrage que vous avez réalisé n’est pas bon, il est possible que vous n’ayez pas compris comment le faire, ou pire que vous ayez bâclé votre travail et que vous soyez allé trop vite.

 

Une solution pourra toujours être d’appeler la maintenance du logiciel pour vérifier votre configuration, ou leur permettre de le faire directement si vous n’y parvenez pas.

 

Le paramétrage du logiciel va donc impacter la paie à différents niveaux :

 

– Le calcul du salaire à verser. (Les différents éléments de la rémunération)

– La dsn, ce qui est en gros relatif au versement des cotisations aux différents organismes, ce qui peut avoir un impact sur les droits de salariés : retraite, prévoyance, mutuelle, maladie et accidents du travail…

– Le prélèvement à la source (PAS) pour les impôts sur le revenu.

 

Mon conseil : le paramétrage du logiciel est à la base d’une paie juste, vous devriez vous intéresser à ce domaine et peut être, faire une formation avec l’éditeur de logiciel.

 

• L’oubli de certaines variables

 

Une autre erreur fréquente est l’oubli de variables comme les heures supplémentaires, les heures complémentaires, des primes, la mutuelle, l’ancienneté…

 

Dans ce cas les conséquences peuvent être importantes dans la justesse de la paie. Cela pourrait entraîner une réclamation des salariés et des réajustements ultérieurs sur les paies suivantes.

 

Ce qui bien sûr entrainera ensuite une perte de temps et nous savons que le temps est précieux en paie.

 

Pour éviter les oublis de ce type il faut bien classer ses variables au fur et à mesure qu’on en prend connaissance dans un classeur ou dans un dossier spécifique dématérialisé. Vous pourrez classer ces variables en fonction de leur nature : rémunération, absences diverses, heures, justificatifs…

 

Vous devrez alimenter ce dossier à chaque information qui vous parvient et vérifier quand vous réaliserez les paies de ne rien oublier. Cocher à chaque fois que vous avez bien pris en compte la variable.

 

Il sera important de repasser à la fin de la saisie de paie, l’ensemble des dossiers de variable pour vérifier que tout a bien été saisi et qu’il n’y a aucun élément oublié.

 

Mon conseil : soyez vigilant, l’oubli d’heures travaillées par le salarié pourrait être assimilé à du travail dissimulé et entrainer une sanction pénale pour l’entreprise et son dirigeant pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende. (Art. L 8221-5 du Code du Travail)

 

Pour vous aider, voyez cette infographie instructive, du site Dis-moi mon droit : Que faire en cas d’erreur sur ma fiche de paie ?

 

 

• Négliger la mise à jour du smic, du plafond de sécurité sociale, des cotisations sociales.

 

Une autre erreur fréquente est l’oubli de la mise à jour du smic, du plafond de la sécurité sociale, des taux de cotisations au moment de leur revalorisation.

 

Un général le smic est réévalué au premier janvier de l’année, sauf cas d’augmentation de l’inflation trop importante, de plus de 2% sur l’année.

Le plafond de la sécurité sociale est en général réajusté également au premier janvier de l’année.

 

Si vous oubliez de réajuster ses 2 paramètres votre paie sera fausse sur l’ensemble des bulletins suivants. Vous risquez d’avoir une réclamation de la part des salariés ainsi que d’être en-dessous du smic pour la rémunération ce qui peut entraîner une sanction pour l’entreprise.

 

Enfin si le plafond sécu n’est pas à jour ce sera le calcul des cotisations sociales qui sera erroné.

 

La mise à jour de ces 2 paramètres est en général assez simple via le logiciel de paye. Vous pouvez vous mettre un pense bête lors de l’actualisation, car en général la variation de ces 2 indices est connue à l’avance.

 

En cas de contrôle Urssaf, réalisé périodiquement par les services de l’Etat, je vous le rapelle, il faudra régulariser les erreurs constatées par le contrôleur Urssaf dans les 30 jours suivant la mise en demeure de payer.

 

Mon conseil : Une veille sociale efficace, pourra-vous permettre d’éviter les oublis et les erreurs sur les cotisations. Vous pouvez commencer en vous abonnant à plusieurs newsletters comme LégiSocial ou les éditions Tissot.

 

Les solutions pour éviter ces erreurs sur le bulletin de paie :

 

 

Méthode 1 : contrôler l’état des paies après les avoir réalisées.

 

Dans ce cas vous réalisez vos paies jusqu’au bout et procédez à leur calcul, et ensuite vous faîte leur contrôle une par une sur l’ensemble des éléments sensibles (Que vous aurez préalablement listés).

 

L’inconvénient de cette méthode est que vous devrez repasser l’intégralité de la paye et donc vous perdrez beaucoup de temps ainsi.

 

Méthode 2 : mise en place d’une procédure en temps réel.

 

Avec cette optique vous passez au crible, au fur et à mesure de la création des bulletins, les points critiques.

 

Ici vous contrôlez chaque bulletin au moment de sa création. Le but est de ne faire qu’un seul passage pour éviter toute perte de temps. Vous pouvez réaliser cette façon de faire en établissant une procédure stricte de contrôle en temps réel.

 

Cette méthode s’adressera plutôt à un gestionnaire de paie expérimenté, qui est capable de s’auto contrôler en temps réel et qui connaît bien les points sensibles à vérifier.

 

Méthode 3 : (Qui peut se cumuler avec les deux premières) Faire réviser ses paies au moins une fois par an par un expert paie.

Comme celui du service social de votre cabinet comptable, par exemple, ou par une société d’externalisation des paies. La meilleure date pour cela pourrait être le tout début d’année (En janvier). En effet de nombreux changements de taux de cotisation, de seuils, de règles sociales entrent en application à ce moment- là.

Avoir un avis externe sur son travail, peut être une source de progression importante, vous prendrez conscience de certaines pratiques que vous faites par habitude et qui ne sont pas toujours appropriées.

 

Alors maintenant que vous soyez débutant en paie ou un vrai expert, s’il vous plait, promettez-moi une chose, établissez une vrai procédure de contrôle de la paie.

 

Dites-moi en commentaire, quelles sont les erreurs qui pourraient être rajoutées à la liste.