L’embauche d’un salarié obéit à des règles et à un formalisme strict auquel il n’est pas possible de déroger.

Ces règles rigoureuses sont faites pour protéger les nouveaux salariés et garantir leurs droits.

Comme gestionnaire de paie, vous serez souvent confronté à l’embauche d’un nouveau salarié, cette étape fait partie du dossier social que vous êtes chargé de suivre au sein du cabinet ou de l’entreprise qui vous emploie.

En cas de non-respect des formalités pour l’embauche d’un nouveau salarié, plusieurs sanctions seront possibles, qu’elles soient pécuniaires ou pénales. (Notamment pour travail dissimulé)

Nous allons voir dans cet article les 8 points à vérifier systématiquement pour ne rien oublier.

 

1. 
   

   Déclarer le salarié (La DPAE)

 

Avant toute chose il conviendra de déclarer le salarié auprès des organismes sociaux.

Cette déclaration se fait au moyen de la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche).

A noter : Les stagiaires ne sont pas soumis à la DPAE, ils ne sont pas considérés comme des salariés.

 

• Comment faire la DPAE ?

Elle se fera le plus souvent par voie électronique, mais il est possible encore de la faire par voie de papier en adressant le formulaire directement à l’URSSAF ou la MSA.

Le gestionnaire paie / RH va se rendre sur le site net-entreprise et procéder au remplissage de la fiche de déclaration. A noter qu’il est possible également de la faire à partir de son logiciel de paie, pour ceux qui en ont intégrés la possibilité. (Flux distant)

A noter : Depuis peu elle doit se faire obligatoirement par voie électronique si l’entreprise relevant du régime général, a adressé plus de 50 DPAE l’année précédente.

• A quel moment ?

La DPAE doit être réalisée au plus tôt dans les 8 jours précédents l’embauche et au plus tard au moment de l’entrée en fonction du nouveau collaborateur.

• A qui adresser la DPAE ?

Suivant votre régime, général ou agricole, vous devrez l’adresser soit à l’URSSAF, soit à la MSA.

• Quelles formalités englobent-elle ?

• Immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale
• Affiliation du salarié à l’assurance chômage
• Adhésion à un service de prévention et de santé au travail
• Demande de visite d’information et de prévention (VIP) ou d’examen médical d’aptitude
• Affiliation aux organismes de prévoyance et de retraite complémentaire pour les salariés agricoles.

 

• Preuve du dépôt

La preuve du dépôt est réalisée grâce à l’accusé de réception que vous fait l’Urssaf ou la MSA, à la suite de la déclaration.

Vous devrez informer le salarié de cette démarche en lui fournissant une copie de cette déclaration ou l’accusé de réception, ou en le mentionnant dans le contrat de travail.

 

• Le titre emploi-service entreprise (TESE)

C’est un moyen de simplifier les formalités administratives, notamment, dans le cadre de l’embauche d’un salarié pour les entreprises soumises à l’URSSAF. (DPAE + contrat de travail)

Cela concerne essentiellement les petites entreprises qui emploient moins de 10 salariés ou qui emploient plus de 10 salariés mais avec un volume d’heures de travail inférieur à 700 heures ou 100 jours de travail par salariés et par an.

 

2. 
   

   Etablir et signer le contrat de travail

 

Etablir un contrat de travail écrit, sera obligatoire dans certains cas : CDD, CDI à temps partiel. Pour le CDI à temps complet l’écrit n’est qu’une option.

Toutefois pour éviter tout litige ultérieur et pour pouvoir insérer des clauses particulières, l’écrit sera presque toujours préférable.

Certaines clauses devront être insérées dans le contrat, pour pouvoir s’appliquer, en voici quelques exemples :

• Durée du travail différente du remps complet
• Date de fin du CDD
• Rémunération : coefficients et indices applicables
• Primes applicables : travail de nuit, dimanches, sujétion, jours fériés…
• Lieu du travail
• Clause d’essai
• Clause de non-concurrence
• Clause de mobilité

 

3. 
   

   Le registre unique du personnel

 

Le registre du personnel fait partie des obligations de l’entreprise, elle doit pouvoir le présenter à toute requête de l’administration, et le mettre à disposition des membres du CSE.

Il a pour objet de recenser les mouvements de personnels (Entrées/sorties), dans l’ordre de leur arrivée.

Ce registre peut désormais être tenu sous forme électronique, notamment avec votre logiciel de paie ou RH.

 

4. 
   

   La visite d’information et de prévention (VIP)

 

L’employeur est tenu de prendre rendez-vous avec le service de santé au travail pour toute nouvelle embauche.

• La visite d’information et de prévention est réalisée par le Médecin du travail ou une infirmière de son équipe. Le rendez-vous doit se faire dans les 3 mois suivant l’embauche. Elle sera renouvelée tous les 5 ans.

 

• Le suivi individuel renforcé devra être proposé aux salariés affectés à des postes présentant des risques pour la santé ou la sécurité. C’est le Médecin du travail qui réalisera alors l’examen médical d’aptitude en lieu et place de la simple VIP.

 

A noter : La visite doit être faite au préalable de l’embauche pour les jeunes de moins de 18 ans ou pour les travailleurs de nuit.

 

5. 
   

   Immatriculation du salarié aux organismes obligatoires de retraite complémentaires, de prévoyance et de santé

 

Le salarié devra être affilié à l’ARRCO (employés et cadres) et / ou à l’AGIRC (Cadres). Depuis le 01/01/2019 les deux régimes ont fusionnés mais les formalités doivent toujours être faites.

Autres affiliations obligatoires : celles de la prévoyance entreprise et celle de la mutuelle santé.

Vous aurez ainsi à informer le nouvel arrivant de ses droits et garanties.

 

6. 
   

   Embauche d’un salarié étranger

 

Dans ce cas vous devrez vérifier au préalable qu’il possède bien les autorisations requises pour travailler en France.

Si le salarié est ressortissant de l’Union Européenne, il est de droit dispensé de présenter une autorisation de travail.

 

7. 
   

   Mise en œuvre et tenu du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Ce document recense l’ensemble des risques et dangers pour la sécurité des salariés, en portant une analyse sur les moyens de les réduire et énonçant les mesures préventives à prendre.

Ce document unique doit être tenu à la disposition des salariés, du CSE, et de l’administration.

Il devra être mis à jour au moins une fois par an.

 

8. 
   

   Autres informations à communiquer au salarié par l’employeur

Certaines informations sont à afficher dans les locaux de l’entreprise :

• Horaires de travail collectifs
• Coordonnées de l’inspecteur du travail
• Coordonnées du Service de Santé au Travail
• Coordonnées des services de secours d’urgence
• Consignes en cas d’incendie

D’autres documents doivent être mis à la disposition des salariés par tout moyen comme le règlement intérieur de l’entreprise et les textes de lois concernant l’égalité salariale hommes/femmes, lutte contre les discriminations, harcèlement moral et sexuel, interdiction de fumer…