Gestion des arrêts maladie en paie : Le guide complet

 

Si vous êtes gestionnaire de paie, vous serez immanquablement confronté à la gestion des arrêts maladie du personnel que vous suivez.

C’est une activité que vous aurez à faire tous les mois et vous devrez le maîtriser sans faute pour pouvoir travailler en toute sérénité.

D’autant plus que la moindre erreur dans ce secteur entraînera une répercussion sur la paie du salarié.

Ses droits d’une façon générale, pourraient être réduits, par votre manque d’attention.

Soyez vigilant aux différents points qui suivent.

Autre article pouvant vous intéresser : Comment faire pour gerer le report des conges payes en cas de maladie ?

 

Définition de la maladie non professionnelle

 

Nous parlerons dans cet article de la maladie ordinaire, c’est-à-dire la maladie non professionnelle.

Par exemple, un salarié vous amène un arrêt de travail de 8 jours car il a la grippe.

La maladie professionnelle est le cas d’un salarié qui est affecté par une maladie qui a son origine dans le travail et qui est recensée comme maladie professionnelle par la sécurité sociale.

Ce ne sera pas notre propos ici.

 

La situation juridique du salarié

 

Le salarié se trouve dans une situation particulière. Le contrat de travail est suspendu car il ne peut plus l’exécuter.

La loi prévoit donc une autorisation d’absence et le paiement des indemnités journalières par la CPAM, sous certaines conditions, que nous verrons ensuite.

 

Les conséquences financières sur la paie du salarié

 

Le gestionnaire de paie devra donc calculer une absence pour le salarié en arrêt maladie, ce qui provoquera une réduction de son salaire habituel. (Et la diminution de certains de ses droits comme les congés payés)

En contrepartie d’un arrêt médical conforme, le salarié va toucher des indemnités journalières de la CPAM et un éventuel complément de son employeur.

 

Obligations du salarié et de l’employeur

 

Chaque partie (Salarié et employeur) a des obligations à respecter pour être en conformité avec la loi.

 

Pour le salarié :

 

• Se faire prescrire un arrêt de travail par un Médecin, dès le premier jour d’absence. Dans ce cas il s’agira de l’arrêt initial. Le Médecin indique les dates de début et de fin de l’arrêt initial sur le document. (Cerfa)

 

Le Médecin peut télétransmettre directement les volets 1 et 2 du cerfa à la sécurité sociale, et éditer le volet 3 à remettre à l’employeur.

 

• A la fin de cet arrêt initial le salarié doit revoir son Médecin pour savoir s’il est prolongé ou pas. Si c’est le cas, ce sera une prolongation avec une nouvelle date butoir qui sera définie par le Médecin.

La prolongation sera à remettre à l’employeur dans les mêmes conditions que l’arrêt initial.

 

• Le salarié devra transmettre son arrêt de travail dans les 48 heures à son employeur.

 

Suivant les dispositions particulières de son contrat de travail, du règlement intérieur de l’entreprise, ou de la convention collective applicable il devra informer par tous moyens l’employeur de son absence.

Souvent dans un délai inférieur aux 48 heures légales.

 

A noter : Sur le document d’arrêt vont figurer les autorisations de sorties pour le salarié.

Elles seront soit totalement interdites, soit partiellement autorisées ou libres.

 

Le cas particulier du bulletin d’hospitalisation :

 

Le salarié peut vous remettre un bulletin d’hospitalisation à la place d’un arrêt de travail. Ce document vaut arrêt de travail et doit être, également, transmis dans les 48 heures à l’employeur.

 

Deux cas sont alors possibles :

 

• Transmission d’un bulletin de situation si l’hospitalisation est en cours
• Transmission d’un bulletin de sortie si l’hospitalisation est terminée (Qui indique la date de début et de fin de l’hospitalisation)

 

Le salarié devra transmettre à la CPAM dès sa sortie le bulletin de sortie.

 

Pour l’employeur :

 

Quand le gestionnaire paie reçoit l’arrêt maladie du salarié il dispose d’un délai de 5 jours pour traiter le dossier via la DSN.

A l’aide du logiciel de paie il va déclarer une DSN évènementielle qui va reprendre un certain nombre d’éléments :

• Motif de l’arrêt de travail
• Date de l’arrêt (Début et fin prévisionnelle de l’arrêt)
• Dernier jour travaillé (DJT)
• Dates de subrogation si c’est le cas
• Date et motif de reprise si elle est connue au moment de la déclaration
• Salaires bruts des trois derniers mois précédent l’arrêt

En cas de prolongation il n’y a pas de signalement à faire, c’est la sécurité sociale qui met à jour automatiquement le dossier.

Si une reprise anticipée est faite il faudra faire une DSN évènementielle pour le signaler à la CPAM.

Sur la DSN vous devrez indiquer quel est la date du dernier jour travaillé (DJT).

Cela correspond au jour précédent le premier jour de l’arrêt maladie. Même si l’arrêt débute un lundi vous devrez indiquer le dimanche précédent.

Cas particulier de la prescription d’arrêt de travail tombant un jour ou le salarié a commencé à travailler : Dans ce cas le dernier jour travaillé n’est pas la veille mais le jour même.

Exemple : Un salarié travaillant le lundi, embauche à 8 heures, puis présente un arrêt maladie le jour même, au retour de sa pause de midi, à 14 heures. Le DJT sera le lundi et non pas le dimanche.

En cas d’impossibilité de transmission de la DSN via le logiciel de paie vous pouvez toujours produire l’attestation de salaire sur le site net-entreprises.

 

Le traitement en paie de l’absence maladie et exemples chiffrés

 

Le salarié en arrêt maladie non professionnelle va voir sa rémunération amputée d’un montant correspondant à son absence.

C’est le technicien paie qui devra chiffrer cette absence et la faire figurer sur le bulletin de paie.

Il existe plusieurs méthodes pour faire le calcul d’une absence et chaque entreprise peut appliquer des méthodes différentes.

Il faut savoir que pour le calcul d’une absence, la Cour de cassation a opté pour la méthode des heures réelle. C’est la méthode à utiliser si vous voulez suivre ses préconisations.

Gardez bien à l’esprit que la méthode de calcul utilisée ne doit pas desservir le salarié, elle doit lui être favorable. C’est la question à se poser quand vous hésitez entre plusieurs méthodes.

 

Exemple de calcul selon la méthode réelle :

 

Salaire de 2300 € par mois.

Absence de 4 jours en juin et 4 jours en juillet.

Heures travaillées en juin = 154 h (7h x 22 jours)

Heures travaillées en juillet = 140 h (7h x 20 jours)

 

Calcul de l’absence :

 

Juin = 2300 € x 28h / 154 = 418.18 €

Juillet = 2300 € x 28h / 140 = 460.00 €

 

Quels sont les droits du salarié pour sa rémunération ?

 

Le salarié peut avoir droit à deux choses :

• Les indemnités journalières de la sécurité sociale (Carence de 3 jours toutefois à appliquer)
• Le maintien employeur

Pour pouvoir obtenir les Ijss le salarié doit remplir 2 conditions cumulatives : Avoir transmis à la CPAM un arrêt de travail par son Médecin et avoir cotisé une certaine durée.

1. Arrêts maladie de moins de 6 mois :

 

• Avoir travaillé 150 heures au cours des 3 mois civils précédent l’arrêt
• Ou Avoir cotisé au cours des 6 mois civils précédent l’arrêt sur la base d’une rémunération au moins égale à 1015 fois le SMIC horaire (Le SMIC à utiliser est celui du début de la période)

 

2. Arrêts maladie de plus de 6 mois :

Une des deux conditions suivantes doit être remplie :

• Avoir travaillé 600 heures au cours des 12 mois civils précédents l’arrêt (Ou au cours des 365 jours précédents l’arrêt) + Être affilié à un régime de sécurité sociale depuis 12 mois au moins
• Avoir cotisé au cours des 12 mois civils précédent l’arrêt (Ou des 365 jours précédents l’arrêt) sur la base d’une rémunération au moins égale à 2030 fois le SMIC horaire (Le SMIC à utiliser est celui du début de la période)

 

Comment calculer les indemnités journalières versées au salarié ?

 

L’indemnité journalière en maladie = 50% du gain journalier de base dans la limite de 1.8 SMIC mensuel. (SMIC en vigueur au dernier jour du mois qui précède l’arrêt)

Les Ijss ne peuvent donc pas dépasser 51.70 € bruts. (Valeur au 01/05/2023)

 

Si le paiement du salaire se fait par mois, l’IJ correspondra au 1/91.25eme du montant des 3 derniers salaires bruts antérieurs à la date de l’arrêt.

Indemnité journalière = Salaire brut de référence   x 50 %

91.25 jours

 

Exemple de calcul :

Salaires bruts des 3 mois précédent l’arrêt : 2000, 2100, 1900

Salaire journalier de base : (2000+2100+1900) / 91.25 = 6000 / 91.25 = 65.75 €

Indemnité journalière = 65.75 x 50% = 32.88 €

 

L’indemnité journalière est versée en net, après que la CRDS (0.5 %) et la CSG (6.20 %) soit précomptée par la sécurité sociale.

 

Qu’est-ce que le maintien employeur et comment ça marche ?

Tout salarié en arrêt maladie a droit au maintien employeur de sa rémunération, sous condition d’ancienneté et à partir du 8 -ème jour d’arrêt. (Carence de 7 jours)

Pour les arrêts inférieurs à 8 jours : contrôler les dispositions conventionnelles ou le contrat de travail qui peuvent prévoir un régime plus favorable.

Le salarié qui possède une ancienneté de moins d’un an au 1^er jour de l’arrêt ne peut bénéficier du maintien employeur.

Tableau des conditions d’ancienneté pour bénéficier du maintien employeur :

	90% du salaire brut	2/3 du salaire brut (66,66%)
De 1 à 5 ans d’ancienneté	30 premiers jours	30 jours suivants
De 6 à 10 ans d’ancienneté	40 premiers jours	40 jours suivants
De11 à 15 ans d’ancienneté	50 premiers jours	50 jours suivants
De 16 à 20 ans d’ancienneté	60 premiers jours	60 jours suivants
De 21 à 25 ans d’ancienneté	70 premiers jours	70 jours suivants
De 26 à 30 ans d’ancienneté	80 premiers jours	80 jours suivants
31 ans et plus d’ancienneté	90 premiers jours	90 jours suivants

 

Cette indemnisation employeur est complémentaire aux indemnités journalières versées par la sécurité sociale et par les organismes de prévoyance.

 

Exemple de calcul :

Un salarié tombe malade le 01/01 et est en arrêt jusqu’au 31/05.

Il a une ancienneté dans l’entreprise de 12 ans et 3 mois.

Son salaire brut est de 2450 € mensuel.

Quel sera son maintien employeur ?

Avec une ancienneté de 12 ans et 3 mois il bénéficiera de 90 % de son salaire brut pendant 50 jours (Du 01/01 au 19/02) et de 66.66 % de son salaire du 20/02 au 10/04. Ensuite il ne bénéficiera que des indemnités journalières de la sécurité sociale.

Calcul du complément sur février (20 jours ouvrés) :

(2450 / 20 x 13) x 90% + (2450 / 20 x 7) x 66.66 %

= 1433.25 + 571.61 = 2004.86 €

Questions particulières et conseils à suivre pour le gestionnaire de paie

 

Conséquences de l’arrêt maladie non professionnelle sur les droits à congé des salariés

 

En cas d’arrêt maladie le salarié n’acquiert plus de congés payés pendant toute la durée de cet arrêt. Des dispositions conventionnelles ou contractuelles peuvent toutefois prévoir l’acquisition totale ou partielle de jours de congés.

Si des congés ont été posés par le salarié et que la date de début de l’arrêt, précède, celle des congés, alors le salarié aura droit de demander le report de ses congés.

En revanche si le salarié tombe malade pendant ses congés il ne pourra en principe obtenir le report. Cette position est celle du juge français. La Cour Européenne de justice est favorable au report.

Dans ce cas particulier le salarié va cumuler son salaire (Car en congés payés) et les indemnités journalières de la sécurité sociale.

 

Annulation d’un arrêt maladie

 

Le salarié peut annuler un arrêt de travail, suivant l’autorisation de son Médecin. L’employeur devra dans ce cas faire une DSN évènementielle pour signaler la reprise anticipée, à la sécurité sociale.

Le complément employeur du salaire sera alors stoppé. Il faudra veiller à bien faire suivre l’information à la caisse de prévoyance.

 

Contre-visite médicale de l’employeur

 

L’employeur peut mandater un professionnel pour effectuer une contre-visite médicale au domicile du salarié. Si le Médecin contrôleur constate que l’arrêt de travail ne se justifie pas il doit en informer la CPAM dans les 48 heures.

La CPAM peut alors à son tour procéder à une visite médicale pour évaluer le salarié sur son état de santé, ou suivre l’avis du Médecin contrôleur.

Les indemnités journalières pourraient donc être supprimées, sauf recours du salarié toujours possible.

L’employeur pourra, dans ce cas, stopper le paiement du maintien de salaire.