Comment faire le calcul d’une fin de contrat ? (9 points à passer au crible)

 

 

Le calcul de la fin d’un contrat de travail entraîne un formalisme obligatoire et le versement d’indemnités aux salariés.

Connaître l’ensemble des cas possibles et leur traitement en paie, fait partie du travail, pour le gestionnaire de paie.

Quelles sont les obligations légales de l’employeur ? Quelles sanctions encourt-il en cas de non remise des documents ou de calculs erronés ?

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Calcul d’une indemnité de licenciement

 

Vous serez souvent amené, dans le métier de la paie, à faire le calcul d’une indemnité de licenciement.

Etablissez une matrice de calcul, cela vous évitera de rechercher à chaque fois les informations de calcul et la méthode.

• Etablissez l’ancienneté du salarié
• Calculez le salaire de référence
• Calculez l’indemnité de licenciement suivant les règles légales ou les règles conventionnelles et plus rarement les règles contractuelles.

Exemples de calcul :

 

Exemple 1 :

Salarié avec 15 ans et 3 mois d’ancienneté, salaire brut de 2000 €, application des dispositions de l’indemnité légale :

(1/4 x 2000) x 10 = 5000.00 €

(1/3 x 2000) x 5 = 3333.33 €

(3/12) x (1/3 x 2000) = 166.67 €

Indemnité de licenciement = 5000 + 3333.33 + 166.67 = 8500.00 €

 

Exemple 2 :

Salarié entré dans l’entreprise le 22 décembre 2010. Application des dispositions de l’indemnité légale.

Salaire des 12 derniers mois :

• Mai 2022 à décembre 2022 : 2100 €
• Janvier 2023 : 1500 € (Maladie)
• Février 2023 à avril 2023 : 2400 €

Calcul du salaire de référence :

 

Moyenne des salaires des 12 mois précédents la rupture :

Mai 2022 à décembre 2022 : 2100×8 = 16800 €

Janvier 2023 à avril 2023 : 1500 (janvier) + 2400×3 (février à avril 2023) = 8700 €

Moyenne des 12 derniers mois : (16800+8700) / 12= 25500 / 12=2125 €

Moyenne des salaires des 3 mois précédents la rupture :

2400 € : (2400×3) /3

Le salaire de référence sera donc 2400 €

 

Calcul de l’indemnité légale de licenciement :

 

Ancienneté du salarié : 12 ans, 4 mois et 9 jours. (Il ne sera tenu compte que des mois complets)

(1/4 x 2400) x 10 = 6000.00 €

(1/3 x 2400) x 2 = 1600.00 €

(4/12) x (1/3 x 2400) = 266.67 €

Indemnité de licenciement = 6000 + 1600 + 266.67 = 7866.67 €

 

Cas particulier : le licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle du salarié, dans ce cas exceptionnel le montant de l’indemnité de licenciement est doublé.

 

Calcul d’une indemnité spécifique de rupture conventionnelle

 

Reportez-vous au point précédent pour l’établissement d’une procédure.

Pour la rupture conventionnelle, des règles différentes sont à appliquer, notamment pour indiquer les montants des salaires bruts des 12 mois précédents la rupture.

Vous ne pouvez pas mentionner de salaires à zéro par exemple sur un mois donné (En cas d’absence maladie totale). Le salaire devra être reconstitué sous peine de voir votre rupture conventionnelle non homologuée.

Calcul de l’indemnité spécifique de rupture conventionnelle :

Le montant minimal de l’indemnité correspond au montant de l’indemnité légale de licenciement. Les parties peuvent négocier un montant supérieur.

Montant minimal :

• 1/4 de mois de salaire par années d’ancienneté jusqu’à 10 ans
• 1/3 de mois de salaire par années d’ancienneté au-delà de 10 ans (A partir de 11 ans)

L’ancienneté se calcule jusqu’à la date effective de rupture du contrat de travail, c’est-à-dire jusqu’à la fin du préavis.

Quel sera le calcul en cas d’ancienneté inférieure à 1 an :

Dans ce type de situation l’indemnité sera calculée proportionnellement au nombre de mois complets travaillés.

Exemple :

Salarié avec 6 mois d’ancienneté (Janvier à juin) et un salaire brut de :

Janvier : 1600 €

Février : 1800 €

Mars : 1800 €

Avril : 2000 €

Mai : 2000 €

Juin : 2000 €

Montant total des salaires : 11 200 €

Calcul du salaire de référence : 6000 / 3 = 2000 €

Calcul de l’indemnité spécifique : (2000 x 1/4) x 1/2 = 250 €

 

Outil simulateur de calcul de l’indemnité de rupture du gouvernement :

https://www.telerc.travail.gouv.fr/simulateur/indemnite

 

Calcul d’une indemnité de départ à la retraite

 

Dans ce cas de figure, vous pouvez également établir votre matrice de calcul (voir point 1).

Distinguez bien le cas de demande de départ à la retraite faite par le salarié, ou la mise à la retraite par l’employeur.

Deux calculs différents de l’indemnité sont à faire. Là aussi bien vérifier la convention collective et le contrat de travail qui peuvent être plus favorables que la loi.

• Départ volontaire du salarié à la retraite

Dans ce cas le salarié qui souhaite faire valoir ses droits à la retraite aura droit à une indemnité à la condition d’avoir une certaine ancienneté au sein de l’entreprise.

 

Ancienneté du salarié	Montant de l’indemnité
Moins de 10 ans	Pas d’indemnité
De 10 ans à moins de 15 ans	½ mois de salaire
De 15 ans à moins de 20 ans	1 mois de salaire
De 20 ans à moins de 30 ans	1.5 mois de salaire
30 ans et plus	2 mois de salaire

 

Pour le déterminer le montant de l’indemnité deux calculs sont possibles, on retiendra le plus favorable au salarié :

• Le douzième des salaires bruts perçus au cours des 12 mois précédents le départ à la retraite.
• Le tiers des salaires bruts perçus au cours des 3 mois précédents le départ à la retraite.

On retiendra toutes primes ou éléments de salaire annuels proportionnellement à cette durée.

• Mise à la retraite du salarié par l’employeur

L’employeur peut mettre un salarié à la retraite quand il atteint l’âge de 70 ans. Dans ce cas le calcul de la prime de départ est fait selon les modalités de l’indemnité légale de licenciement (Voir ci-dessus)

 

Indemnité de non-concurrence

 

Le contrat de travail peut prévoir une clause de non-concurrence pour le salarié qui quitte l’entreprise.

Cette clause doit obéir à certaines règles pour être valide.

On devra consulter le contrat de travail et la convention collective qui prévoient très souvent les règles de calcul.

Cette indemnité à une nature de salaire, elle doit donc être prise en compte pour le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés.

 

Indemnité de précarité

 

Cette indemnité concerne uniquement les fins de CDD.

Vous la retrouverez très souvent pour le calcul de vos paies.

Elle sera le plus souvent au taux de 10% du salaire brut versé au salarié sur la durée du CDD. Parfois elle ne sera que de 6 %, en fonction de la convention collective concernée.

Certains CDD comme les saisonniers ou les contrats en alternances en sont exclus.

A noter également que le salarié en CDD qui stoppe son contrat pour des raisons personnelles, ne peut pas non plus en bénéficier.

Dans ce cas je vous recommande de lui faire signer un courrier de démission (Même si à proprement parlé il ne s’agit pas d’une démission)

 

Indemnité compensatrice de congés payés

 

Si votre logiciel de paie est bien paramétré, vous pouvez lui faire confiance pour le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés.

Toutefois je vous recommande de vérifier le calcul à la main, pour être sûr que vous versez les bons montants au salarié sur le départ.

Connaître sur le bout des doigts les deux méthodes de calcul pour pouvoir comparer les montants :

• La méthode du dixième: L’indemnité correspond à 10 % des salaires bruts versé au salarié sur la période de référence.
• La méthode du maintien de salaire : L’indemnité correspond au salaire que le salarié aurait perçu, s’il avait continué à travailler pendant la période de congé.

Attention : si vous passez des entretiens d’embauche pour être gestionnaire de paie, vous serez souvent confronté à une question sur ce sujet.

 

L’indemnité compensatrice de préavis

 

Cette indemnité sera versée par l’employeur dans deux cas spécifiques :

• L’employeur dispense, le salarié en CDI, qui quitte l’entreprise, d’effectuer son préavis
• Le salarié est licencié pour inaptitude professionnelle, donc il ne peut pas effectuer son préavis.

Cette indemnité correspond aux montants de salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé.

 

Documents de fin de contrat

 

Une question qui vous sera souvent posée par les salariés quittant leur poste et que vous devez également maîtriser : Quels sont les documents que vous devez me remettre ?

Pour des informations complémentaires, vous pouvez lire l’article du site Justifit.

Voici la liste des documents à fournir :

• Certificat de travail
• Reçu pour solde de tout compte
• Attestation employeur pour Pôle Emploi
• Etat des sommes dues par l’employeur pour l’intéressement ou la participation éventuellement

Ces documents sont dits quérables, c’est-à-dire que c’est au salarié de venir les chercher. Il n’y a pas d’obligation de les envoyer par courrier par exemple.

La seule obligation de l’employeur est d’établir tous ces documents et de les tenir à disposition du salarié.

 

Sanctions encourues en cas de manquement de l’employeur

 

Pour les indemnités qui ne seraient pas versées ou avec des montants erronés, le salarié peut saisir le Conseil de Prud’hommes pour faire valoir ses droits.

L’employeur risque, en plus de verser les sommes dues, être condamné à des dommages et intérêts en fonction du préjudice subi par le salarié.

Également en cas de non remise des documents de fin de contrat le salarié pourra saisir la juridiction sociale en vue d’obtenir les documents.

La non remise par l’employeur, dans un délai raisonnable, de ces documents pourra entrainer le versement d’amendes. (Contravention de 4eme classe)