Métiers de la paie : comment acquérir les bonnes pratiques ?

Les métiers de la paie se caractérisent par un aspect technique important pour la production de bulletins de paie justes.

Un autre aspect est le contrôle permanent des données, donc cela nécessite une rigueur que doit posséder le technicien de paie.

Vous pouvez également lire cet article : 5 habitudes à prendre pour être un bon professionnel du bulletin de paie

S’organiser pour ne pas sombrer dans le n’importe quoi

On le dit toujours aux nouveaux gestionnaires de paie ou aux débutants dans le métier qui ne sont pas encore passés par une longue pratique professionnelle.

Savoir s’organiser est le nerf de la guerre.

Pourquoi ?

Une paie juste ne peut pas être produite dans le désordre, car trop d’éléments différents interviennent dans le processus de paie.

Si l’organisation des informations n’est pas réalisée correctement des erreurs pourraient se produire.

En effet des évènements indésirables pourraient nuire à une bonne pratique de la paie :

• Stress des délais à tenir par rapport aux échéances légales quand on a des dossiers urgents à examiner.
• Survenue de questions posées par des clients ou des salariés qui nécessitent un traitement rapide, alors que nous n’avons pas de temps pour le faire.
• Augmentation rapide de la charge de travail, non préparée en amont. (Plusieurs dossiers de paie à rajouter au portefeuille au mauvais moment)
• Procédure inhabituelle comme une procédure de licenciement par exemple ou une rupture conventionnelle à gérer en paie et administrativement

Ces évènements quels qu’ils soient devront être traités pendant le cycle habituel de paie.

Un article du blog Payfit qui vous donnera un exemple de processus de paie : ici.

La solution pour le gestionnaire de paie est d’établir son calendrier de traitement de la paie, en anticipant au maximum les évènements connus à l’avance.

Anticiper vous permettra d’être plus confortable dans la préparation des paies et de faire baisser le stress.

Ceci facilitera la réalisation de bulletins de paie justes, car vous aurez le temps de vérifier certains points. Travailler sans stress est le meilleur moyen de produire une paie juste.

Nous savons bien que travailler sous pression entraîne inévitablement des erreurs.

Par exemple vous devriez être en mesure de savoir quelle est la date butoir pour le recueil des variables de paie pour l’ensemble de vos clients, ou pour une entreprise la date butoir à partir de laquelle vous ne prenez plus de nouvelles variables pour le mois concerné.

Cette date impérative devant être connue des « fournisseurs » des données variables : clients, cadres ou chefs de service et salariés.

La règle étant posée qu’une fois la date butoir dépassée, aucune variable supplémentaire ne pourra être traitée (sauf cas exceptionnels qui peuvent eux-mêmes être déterminés à l’avance).

Être rigoureux dans son travail de paie 

Après une organisation sans failles, le deuxième point qui devrait être respecté chez tous les professionnels de la paie, est la rigueur.

Mais la rigueur me direz-vous, qu’est-ce que c’est au juste ?

La rigueur peut se définir comme le fait de vouloir privilégier un travail de qualité au contraire de la quantité.

Vous devriez être en mesure de contrôler vos bulletins de paie sur des notions clés qui pourraient entrainer des conséquences financières pour l’entreprise ou le salarié.

Par exemple une absence de vérification des éléments qui concernent la réduction générale des cotisations sociales des entreprises, pourraient couter très cher en cas d’erreur ou de contrôle de l’Urssaf.

Autre exemple : la déclaration des salariés présentant handicap dans la DSN mensuelle, sera aussi source de problème si le gestionnaire paie ne fait pas l’effort de contrôler que les personnes concernées apparaissent bien dans l’état de la DSN. L’entreprise sera alors soumise à la contribution AGEFIPH.

Ou encore vérifier que les éléments variables fournis par le client soient bien interprétés et compris, pour que les heures supplémentaires ou complémentaires soient bien prises en compte pour le mois en question.

(Sauf à nuire au salarié et entrainer des réclamations sans fin).

Avant de délivrer les bulletins de paie aux salariés et de transférer leurs données en DSN, vous devez être sûr qu’ils ne contiennent pas d’erreurs, car vous aurez fait les contrôles appropriés.

Une solution pourra être d’établir un tableur sous Excel, vous permettant de contrôler tous ces éléments :

• Éléments variables : heures supplémentaires, complémentaires, primes, frais professionnels…
• Absences diverses : congés payés, RTT, maladie, absences injustifiées…
• Acomptes, avances, mutuelle, tickets restaurants…
• Contrôles périodiques : prélèvement à la source, réduction générale, paramétrage du logiciel paie…

Quelles sont les bonnes pratiques que vous avez mises en place dans votre travail ? Merci de laisser un commentaire car ça pourra aider la communauté.