Nature

La mise à jour du dossier paie de l’entreprise est nécessaire pour tenir compte des évolutions législatives et règlementaires qui impactent la paie régulièrement.

Cette mise à niveau se fera à certains moments de l’année, il faudra donc être vigilant en assurant une veille sociale continue.

Le plus souvent ce sera en début d’année (Fin décembre à début janvier) que le gestionnaire de paie va mettre à jour un certain nombre d’éléments.

D’autres fois ce sera en cours d’année car le législateur à la fâcheuse tendance à mettre en place des réformes au grés des ambitions politiques, sans jamais tenir compte des cycles de paie qui impactent notre métier.

Quels éléments seront mis à jour ?

Parmi les éléments qui seront à vérifier systématiquement en tout début d’année, on va trouver :

• Le paramétrage de votre logiciel de paie.

La plupart des éditeurs de logiciel de paie prévoient des mises à jour en début d’année, donc en principe vous n’aurez pas à mettre les mains dans le cambouis du paramétrage.

Toutefois il faudra rester vigilant et suivre les consignes qu’ils vous indiqueront, sans prendre de retard et vérifier que le paramétrage effectué via la mise à jour fonctionne correctement sur vos bulletins de paie.

Peut-être que vous aurez certaines choses à modifier vous-même, pour adapter les paies à votre situation particulière, comme l’ajustement du coefficient de réduction des charges sociales.

• Mise à jour des taux de cotisations.

Certains taux de cotisations ne sont connus que de vous, comme celui de la prévoyance ou celui de l’accident du travail. Pour ce dernier, vous aurez à aller le chercher sur net entreprise, sur votre compte AT-MP, car il n’est plus envoyé par courrier depuis 2022.

Les taux prévoyances vous seront envoyé directement par l’organisme ou bien vous irez le chercher sur leur espace en ligne.

D’autres taux de cotisation pourront aussi évoluer comme les taux des cotisations de la partie Urssaf (Maladie, allocations familiales, retraite…), mais dans ce cas il est possible que l’éditeur de votre logiciel le fasse directement dans la mise à jour.

• Mise à jour de la DSN.

Un autre point très important, sera de mettre à jour le paramétrage de la DSN pour les organismes sociaux comme la prévoyance cadre ou non cadre, la mutuelle d’entreprise, la retraite complémentaire.

Vous pourrez trouver les fiches de paramétrage de vos organismes sur net-entreprise et il faudra vérifier quelles sont conforme au paramétrage de votre logiciel. Si vous ne le faites pas vous aurez des DSN qui ne passeront pas avec des anomalies bloquantes.

Il vaut mieux donc anticiper pour éviter de devoir le faire quelques jours avant la date butoir pour le dépôt de votre prochaine DSN.

N’oubliez pas que ces mises à jour techniques sont indispensables pour que les données de vos paies remontent bien vers les organismes et assurent aux salariés l’ensemble de leurs droits, c’est vous qui en êtes responsables.

• Changement de prestataire prévoyance ou mutuelle.

Ici aussi en début d’année très souvent l’entreprise peut vouloir changer de prévoyance ou de mutuelle.

Dans ce cas vous aurez alors à entrer les données techniques de la fiche de paramétrage dans votre logiciel de paie, avec les taux correspondants, pour valider le nouvel organisme.

Il faudra ensuite vérifier que vos bulletins sont conformes et que les données remontent bien vers l’établissement pour la première DSN.

Les erreurs les plus courantes

• Une erreur classique est de penser que l’éditeur du logiciel de paie gère tout et que l’on peut se reposer sur lui avec confiance.

Bien sûr dans 90 % des cas vous n’aurez pas de problèmes, mais il reste quand même des cas particuliers et des paramétrages qui peuvent ne pas fonctionner correctement.

Donc toujours vérifier vos paies après une mise à jour du logiciel. Un paramétrage pouvant en influencer un autre ou se référer à une base qui ne sera pas la bonne.

• Autre erreur courante : Penser que le dossier du personnel est géré correctement dans votre entreprise. De toute façon vous le faites comme cela depuis des années.

Mais qu’est-ce que le dossier du personnel ?

Déjà si vous posez la question c’est que vous avez peut-être un problème.

Le dossier du personnel englobe tous les éléments relatifs à la paie et à la gestion des ressources humaines pour vos salariés.

Grâce à un logiciel dédié, qui peut être jumelé avec votre logiciel de paie, ou bien en créant des dossiers informatisés pour chaque salarié, vous pourrez établir le dossier du personnel.

Quel est l’intérêt du dossier du personnel ?

Vous regroupez en un seul lieu les informations de vos salariés (Coordonnées, contrats de travail, avenants, documents administratifs, diplômes, maladie, AT, suivi médecine du travail, contacts, évaluations professionnelles, formations, sanctions disciplinaires, historique RH, documents du solde de tout compte…)

Cela permettra également de limiter l’accès à ces informations, pour les seules personnes qui en ont besoin et comme il s’agit d’informations sensibles, vous avez intérêt à en sécuriser l’accès à l’aide de mots de passes.

Le gestionnaire paie et RH pourra ainsi avoir l’ensembles des éléments nécessaires quand on lui posera une question ou quand il devra, par exemple, calculer une indemnité de licenciement ou une indemnité de rupture conventionnelle.

A noter que depuis la mise en place de la RGPD, le salarié pourra vous demander d’avoir accès aux éléments de son dossier, pour pouvoir les consulter ou les rectifier.

En conclusion

Vous l’avez vu en lisant cet article, l’actualisation du dossier paie est d’une importance majeure. Vous aurez plusieurs points à vérifier :

• Dégager du temps pour opérer la révision du dossier de paie, à chaque modification législative impactant la paie.
• En début janvier faire le point sur le dossier paie : actualiser les taux, vérifier vos paramétrages. Faite vérifier vos bulletins de paie par un tiers qui s’y connait.
• Tenez à jour en parallèle au dossier paie, le dossier du personnel, sans quoi vous risquez de passer à côté de certains éléments.
• Vérifiez régulièrement en cours d’année les paramétrages de votre logiciel de paie, en cas de doute faite appel à l’assistance.

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