Les 5 points à vérifier sur un dossier paie

Dossier paie

Quand vous suivez des entreprises dans un cabinet comptable, ou si vous êtes nouvellement embauché au service paie d’une entreprise, vous devriez vérifier un certain nombre de points avant d’éditer vos premiers bulletins de paie.

Vérifier la convention collective applicable et la bonne application des textes réglementaires

La convention collective applicable va dépendre de l’activité réelle de l’entreprise et du secteur géographique où elle se situe. Le code NAF qui est souvent utilisé pour déterminer la convention collective applicable, ne correspond pas toujours à l’activité réelle.

En tant que gestionnaire paie vous devriez vérifier en premier lieu ce point, si vous ne voulez pas avoir de problèmes pour l’application des règles particulières.

Un autre point important à vérifier lors de la reprise d’un dossier paie sera celui des accords d’entreprises existants au sein de la structure.

Par exemple vous pourriez avoir une DUE (Décision unilatérale de l’employeur) concernant la prime de partage de la valeur. Cet accord devra être suivi pour la détermination des bénéficiaires et des montants de primes applicables.

Enfin il peut exister aussi des usages d’entreprise que vous devrez connaître pour produire une paie juste.

Il s’agit de règles internes à l’entreprise qui aboutissent à l’octroi d’un avantage aux salariés ou à une catégorie de salariés (ouvriers, cadres, chauffeurs…).

Cette pratique pour qu’elle soit qualifiée d’usage devra revêtir une certaine constance (Par exemple : Prime versée depuis des années) et une certaine fixité (Prime calculée selon des règles fixes et objectives par exemple)

Vérifier le formalisme du bulletin de paie

Le bulletin de paie obéit à un formalisme obligatoire, c’est un point à vérifier qui peut s’avérer déterminant en cas de contrôle de l’Urssaf ou de l’inspection du travail.

Sachez qu’en cas de bulletin de paie non conforme l’entreprise devra régler une amende de 450 € par bulletin illégal.

Le salarié peut d’ailleurs contester son bulletin de paie pendant 3 ans, sur le fond et la forme.

Pour connaître les mentions obligatoires et les mentions interdites du bulletin de salaire : voir cet article : Faire une fiche de paie 100% légale.

Procéder au calcul manuel de certaines cotisations et exonérations

Les logiciels de paie sont paramétrés pour opérer les calculs des réductions de cotisations sociales dont l’entreprise peut bénéficier. (Notamment la réduction générale de cotisations sociales, ex Fillon)

La question à se poser, quand vous reprenez un dossier paie ou que vous faites suite à un collègue dans une entreprise ou un cabinet comptable, c’est de savoir si le paramétrage du logiciel a été fait correctement par votre prédécesseur.

Malheureusement vous n’avez pas cinquante solutions, vous devrez vous y coller à la main.

C’est-à-dire que vous devrez vérifier que les réductions de charges sont calculées correctement, que le prélèvement à la source est bien paramétré.

Pour cela vous devrez savoir faire les calculs vous-même, il est intéressant de vérifier soi même ce genre de chose, en cas de contrôle Urssaf vous serez nettement plus serein.

Un point aussi à vérifier sera le taux des différentes cotisations concernant chaque entreprise, notamment les taux de prévoyance qui ne sont pas uniformes.

Vérifier les seuils d’effectifs

Une autre problématique pour le gestionnaire de paie est l’impact des seuils d’effectifs concernant l’entreprise pour laquelle il travaille.

Les obligations sociales et les déclarations sociales qui en découlent, varient en fonction des effectifs de la structure concernée.

Les cotisations sociales et leur taux seront différents en fonction de l’effectif.

Quels sont ces seuils d’effectif ?

Il existe 4 seuils d’effectif à prendre en compte : 11, 20, 50 et 199 salariés.

Par exemple si passage du seuil de 10 salariés : mise en place du CSE (Comité social économique) et taux de cotisation formation à 1% de la masse salariale au lieu de 0.55 % pour les moins de 10 salariés.

Autre exemple, en cas de dépassement du seuil de 50 salariés la cotisation FNAL passe à 0.5 % au lieu de 0.10 %

Vérifier les contrats de travail et particulièrement les contrats aidés

Les contrats de travail constituent la loi entre l’employé et l’entreprise, à ce titre le technicien paie doit impérativement le lire pour établir un bulletin de paie juste et conforme.

Au-delà de la rémunération et notamment du coefficient de la convention collective applicable, le payeur devra vérifier un certain nombre de points :

• Type de contrat : CDD, CDI, apprentissage, contrat de professionnalisation, CUI
• Temps de travail du salarié, temps plein ou temps partiel
• Période d’essai
• Date de prise d’effet du contrat de travail
• Clause de mobilité éventuelle
• Les différentes primes applicables et leur mode de fonctionnement
• Congés payés, repos et récupérations

Les contrats de travail aidés, sont ceux qui bénéficient d’une réduction de cotisation pour l’employeur ou/et d’une aide financière à l’embauche.

Le paramétrage du logiciel de paie devra être adapté, car certaines cotisations sociales pourront être réduites.