Les 3 outils informatiques indispensables pour le gestionnaire de paie

 

Les outils informatiques sont indispensables pour exercer le métier de gestionnaire de paie.

Tout comme la bêche pour le jardinier, les logiciels divers et variés, les applications vont simplifier le travail du professionnel de la paie.

 

Certains font encore des bulletins de paie à la main ?

Eh bien je ne sais pas si c’est encore le cas aujourd’hui, mais je me souviens d’une cliente que nous avions au cabinet lorsque je faisais mon contrat de professionnalisation.

C’était un nouveau dossier que nous prenions, un tout petit dossier avec deux bulletins de paie à faire tous les mois.

On lui explique comment ça va fonctionner puis on lui demande de nous fournir les trois bulletins de paie des mois précédents.

Elle ouvre sa chemise à document et elle nous sort… Deux bulletins de paie entièrement écrits à la main.

On s’est regardé avec ma Responsable, nous étions tout à fait incrédules, comment pouvait-on en 2016 faire encore des bulletins à la main ?

 

Eh bien oui c’était possible visiblement.

En plus les bulletins de paie étaient parfaitement corrects, sans erreurs ou oublis de cotisations.

Aujourd’hui avec la DSN, ce serait sans doute compliqué.

Mais revenons à nos moutons.

Quels sont les outils informatiques qui secondent le gestionnaire de paie ?

 

Le logiciel de paie

 

Le logiciel de paie est aujourd’hui indispensable au bon traitement de vos paies.

Encore faut – il savoir l’utiliser dans de bonnes conditions.

Ce que vous devriez savoir avant de vous servir d’un logiciel de paie : Quand vous arrivez dans une nouvelle boite ou un nouveau cabinet comptable, une fois sur deux vous ne connaitrez pas le logiciel de paie utilisé.

Si vous avez de la chance on vous proposera une formation au logiciel, soit par un collaborateur en interne soit par l’éditeur du logiciel lui-même.

Le mieux pour vous sera de bien connaître les fondamentaux de la paie avant toute chose, car en suivant une formation sur le logiciel de paie, on ne vous formera pas à la paie, ce n’est pas le but.

Donc avant de prendre un nouveau job dans la paie, mon conseil révisez bien le processus de paie en général. Les différentes phases de ce processus et les opérations et calculs les plus courants.

Ainsi vous pourrez profiter pleinement de la formation au logiciel de paie.

 

Qu’est-ce qui est le plus important à connaître dans une formation au logiciel de paie ?

 

La plupart des logiciels ont des fonctions similaires, plus ou moins détaillées, plus ou moins facile à utiliser.

Au-delà de l’ergonomie qui peut être variable d’un logiciel à l’autre, vous devrez apprendre à adapter votre logiciel aux problématiques de la paie propre à votre entreprise.

C’est pour cela que je recommande de faire la formation uniquement après la prise de poste, quand vous avez fait au moins un cycle de paie en entier.

Vous pourrez ainsi poser des questions ciblées au formateur, propre à votre entreprise.

Vous devriez vous y connaître un minimum dans le paramétrage du logiciel et poser des questions à ce sujet. Ça ne doit pas vous faire peur, vous devez être capable de modifier des petites choses sans vous tromper.

Au début posez des questions au formateur, gardez précieusement ses coordonnées pour le recontacter.

Autre point important, quand vous contactez la maintenance du logiciel, gardez une trace des modifications faites, ayez un cahier ou un tableur dédié à ça. Vous pourrez comme ça y revenir dessus plus tard.

 

Les outils de gestion du temps et de planning

 

Certains logiciels de gestion du temps vont permettre au gestionnaire de paie de faire remonter dans son logiciel de paie les informations qu’ils ont traité.

De cette façon les heures supplémentaires, les heures complémentaires par exemple, vont pourvoir être utilisées comme de véritables variables de paie.

Bien sûr vous devrez contrôler que les données qui remontent du logiciel de planning sont bien valides et exactes. Mais une fois que vous serez au point dans l’usage du logiciel de gestion de temps et dans l’automatisation de la saisie des informations, vous gagnerez beaucoup de temps.

 

Les outils de gestion des ressources humaines

 

Un système d’information de ressources humaines (SIRH) peut être utilisé dans votre entreprise, même si vous travaillez dans une entreprise de taille modeste.

Il s’agit d’un logiciel qui permet de gérer tous les aspects relatifs aux ressources humaines comme le dossier du salarié (Identité, coordonnées, formation, paie, planning…)

Le SIRH sera relié au logiciel de paie pour permettre le report des données de l’un vers l’autre et d’automatiser la saisie de certaines données.

L’enjeu sera alors de bien former les intervenants sur le SIRH, pour permettre une saisie correcte en amont du logiciel de paie, des différents éléments impactant la paie.