Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail pour maladie ou accident, il perçoit des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale. Mais ces IJ ne couvrent qu’une partie de son salaire, ce qui peut entraîner une perte de revenu importante.

C’est là qu’interviennent les indemnités journalières de prévoyance : elles complètent les IJ de la Sécurité sociale pour garantir un meilleur maintien de salaire.

Pour un gestionnaire de paie, savoir calculer et intégrer ces indemnités sur le bulletin de salaire est essentiel. Entre subrogation, charges sociales et fiscalité, leur traitement peut s’avérer complexe.

Décryptons ensemble le fonctionnement des iJ prévoyance et leur impact en paie.

Voir aussi l’article : Ijss sur la fiche de paie, explications et exemples.

1. Définition des indemnités journalières de prévoyance

Les indemnités journalières de prévoyance (IJ prévoyance) sont des sommes versées par un organisme de prévoyance pour compléter les indemnités journalières (IJ) de la Sécurité sociale en cas d’arrêt de travail prolongé.

Elles permettent au salarié de maintenir un niveau de revenu plus proche de son salaire habituel lorsqu’il est en incapacité de travailler.

Comment fonctionne la prévoyance iJ ?

Lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, il perçoit d’abord des IJ Sécurité sociale, qui couvrent en général 50 % du salaire brut après un délai de carence (souvent 3 jours).

Toutefois, ce montant est plafonné et ne suffit pas toujours à garantir un revenu suffisant. C’est ici que l’organisme de prévoyance intervient, selon les conditions du contrat souscrit par l’entreprise.

Conditions d’attribution

L’indemnisation par la prévoyance dépend de plusieurs critères :

• La présence d’un contrat collectif de prévoyance souscrit par l’entreprise (obligatoire dans certains secteurs selon les conventions collectives).
• L’ancienneté du salarié, car certains contrats imposent une durée minimale d’activité dans l’entreprise avant d’ouvrir des droits.
• La durée de l’arrêt de travail, car la prise en charge peut débuter après un certain nombre de jours d’absence.
• Les garanties du contrat : certains contrats couvrent uniquement les arrêts de longue durée, tandis que d’autres prennent en charge les arrêts dès les premiers jours.

Montant et durée d’indemnisation

Le montant des iJ prévoyance varie en fonction du contrat souscrit par l’employeur.

En général, elles permettent de compléter les IJ Sécurité sociale pour garantir 60 % à 100 % du salaire brut, en tenant compte de la règle du maintien de salaire prévu par la convention collective.

La durée d’indemnisation est également fixée par le contrat de prévoyance et peut aller de quelques mois à plusieurs années, voire jusqu’à la reprise du travail ou la mise en invalidité du salarié.

2. Avantages et inconvénients d’un contrat de prévoyance

La mise en place d’un contrat de prévoyance en entreprise présente des avantages aussi bien pour l’employeur que pour les salariés.

Cependant, elle peut aussi avoir quelques inconvénients, notamment en termes de coût et de gestion administrative.

Les avantages d’un contrat de prévoyance

✅ Une meilleure protection financière pour les salariés
Les indemnités journalières de prévoyance permettent de compenser la perte de salaire en cas d’arrêt de travail prolongé. Sans cette couverture, un salarié ne percevrait que 50 % de son salaire brut via les IJ de la Sécurité sociale, ce qui peut être insuffisant pour faire face aux charges du quotidien.

✅ Un avantage social attractif
Un contrat de prévoyance est un élément clé de la politique sociale d’une entreprise. Il contribue à la fidélisation des salariés et renforce l’attractivité de l’employeur, notamment dans les secteurs où la concurrence pour recruter est forte.

✅ Une obligation conventionnelle dans certains secteurs
De nombreuses conventions collectives imposent la mise en place d’une prévoyance collective. L’adhésion à un tel contrat permet donc à l’employeur d’être en conformité avec ses obligations légales et conventionnelles.

✅ Un cadre fiscal et social bénéficiaire
Les cotisations patronales versées pour un contrat de prévoyance sont souvent exonérées de charges sociales (dans certaines limites) et déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise. Pour le salarié, la part financée par l’employeur est également exclue du revenu imposable, bien qu’elle soit soumise à la CSG/CRDS.

Les inconvénients d’un contrat de prévoyance

❌ Un coût pour l’entreprise et/ou le salarié
Si l’employeur finance totalement ou partiellement la prévoyance, cela représente une charge supplémentaire pour l’entreprise. Si c’est le salarié qui cotise, son salaire net est impacté.

❌ Des délais de carence et des exclusions
Certains contrats imposent des délais de carence avant de déclencher l’indemnisation. De plus, certains arrêts de travail (maladies non professionnelles, pathologies spécifiques) peuvent ne pas être couverts.

❌ Une gestion administrative complexe
Le traitement des IJ prévoyance en paie peut être fastidieux : subrogation, régularisation des cotisations, déclarations sociales, suivi des remboursements… Une bonne coordination entre le gestionnaire de paie et l’organisme de prévoyance est essentielle.

3.La subrogation des IJ prévoyance

La subrogation est un mécanisme essentiel dans la gestion des indemnités journalières de prévoyance. Elle permet à l’employeur de percevoir directement les IJ à la place du salarié, afin d’assurer le maintien du salaire sans interruption.

Cette pratique évite au salarié d’avancer des frais et simplifie le processus, mais elle nécessite une gestion rigoureuse en paie.

Qu’est-ce que la subrogation ?

La subrogation consiste pour l’employeur à avancer au salarié les montants correspondant aux indemnités journalières (IJ) versées par la Sécurité sociale et par l’organisme de prévoyance. En contrepartie, ces organismes remboursent ensuite l’employeur directement.

Elle s’applique généralement lorsque l’entreprise prévoit un maintien de salaire pendant l’arrêt de travail, que ce soit via un accord d’entreprise, une convention collective ou un contrat de prévoyance.

Comment fonctionne la subrogation des IJ prévoyance ?

1. Le salarié est en arrêt de travail et envoie son arrêt maladie à l’Assurance Maladie et à son employeur.
2. L’employeur met en place la subrogation, ce qui signifie qu’il va continuer à verser tout ou partie du salaire.
3. L’Assurance Maladie vers les IJ directement à l’employeur après la période de carence.
4. L’organisme de prévoyance complète les IJ de la Sécurité sociale pour atteindre le niveau de maintien de salaire prévu dans le contrat.
5. L’employeur reçoit le remboursement des Ij prévoyance, pour le maintien de salaire qu’il a fait, en veillant à bien comptabiliser les montants versés et les éventuelles régularisations.

Obligations et impacts en paie

• L’employeur doit signaler la subrogation lors de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) pour éviter les erreurs de versement.
• Il doit s’assurer que les sommes perçues correspondent bien à celles avancées au salarié.
• En cas d’écart entre les montants attendus et reçus, les régularisations doivent être effectuées sur les bulletins de paie suivants.
• Les IJ prévoyance peuvent être soumises aux cotisations sociales et à l’impôt

4.   Le traitement en paie des IJ prévoyance

La gestion des indemnités journalières de prévoyance en paie peut être complexe, car elle implique plusieurs intervenants (Sécurité sociale, organisme de prévoyance, employeur) et nécessite des ajustements spécifiques sur le bulletin de salaire.

1. Calcul des IJ prévoyance

Les IJ prévoyance viennent compléter les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS) afin d’assurer un maintien de salaire partiel ou total. Le montant dépend :

• Du contrat de prévoyance souscrit par l’entreprise (taux de couverture, plafond, durée).
• De la rémunération du salarié avant l’arrêt de travail (souvent un pourcentage du salaire brut).
• Des IJSS perçues, qui sont prises en compte dans le calcul pour éviter un dépassement du salaire net habituel.

💡 Exemple de calcul :
Un salarié a un salaire brut de 3 000 € et perçoit des IJSS équivalents à 50 % de son salaire brut, soit 1 500 €. Son contrat de prévoyance prévoit un maintien à 80 % du salaire brut.

• Montant total garanti : 3 000 € × 80 % = 2 400 €
• Complément de prévoyance : 2 400 € – 1 500 € (IJSS) = 900 €

2. Intégration des IJ prévoyance sur le bulletin de paie

Les IJ prévoyance doivent être ajoutées en brut sur la fiche de paie et peuvent être soumises à cotisations sociales selon leur origine :

• Si l’employeur finance la prévoyance, les IJ sont considérés comme un revenu et sont soumis à cotisations sociales (sauf exonérations spécifiques).
• Si le salarié finance seul sa prévoyance, les IJ perçues sont en principe exonérées de charges sociales et n’apparaissent pas sur le bulletin, mais restent imposables.

3. Interaction avec le maintien de salaire

Dans certains cas, l’entreprise pratique le maintien du salaire intégral. L’employeur avance alors les sommes dues au salarié et se fait rembourser par la Sécurité sociale et la prévoyance via la subrogation.

👉 Il est important de vérifier que les montants reçus correspondent aux sommes avancées pour éviter des écarts de rémunération.

4. Déclarations sociales

• Déclaration en DSN : les IJSS et IJ prévoyance doivent être déclarées correctement pour éviter les doubles paiements ou erreurs de régularisation.
• CSG/CRDS : les IJ prévoyance financées par l’employeur sont soumises à la CSG et à la CRDS.

5.   Pourquoi l’entreprise adhère à un contrat de prévoyance ?

L’adhésion à un contrat de prévoyance en entreprise repose sur plusieurs motivations, qu’elles soient légales, sociales ou stratégiques.

Ce dispositif vise à protéger les salariés en cas d’incapacité de travail tout en offrant des avantages fiscaux et sociaux à l’employeur.

· Une obligation légale ou conventionnelle

Dans certains secteurs d’activité, l’adhésion à un contrat de prévoyance est une obligation imposée par la convention collective. Par exemple, les cadres bénéficient obligatoirement d’une couverture prévoyance avec un minimum de 1,50 % de leur salaire brut en cotisation patronale.

👉 Exemple : La convention collective de la métallurgie impose des garanties de prévoyance aux salariés.

Même en l’absence d’obligation, certaines entreprises souscrivent un contrat de prévoyance pour anticiper d’éventuelles évolutions réglementaires et assurer une protection complémentaire à leurs salariés.

· Une protection sociale renforcée pour les salariés

En cas d’arrêt maladie prolongé, un salarié ne perçoit que 50 % de son salaire brut via les IJ de la Sécurité sociale, avec un plafond de 51,70 € par jour en 2024. Sans prévoyance, cela peut entraîner une perte de revenus importante.

En souscrivant un contrat de prévoyance, l’employeur garantit un complément de revenu, souvent entre 70 % et 100 % du salaire brut, selon le contrat.

· Un avantage pour l’attractivité et la fidélisation des salariés

Un contrat de prévoyance est un levier d’attractivité pour les entreprises. Il renforce leur image d’employeur soucieux du bien-être de ses salariés et peut faire la différence dans un marché du travail performant.

📌 Exemple : Lors d’un recrutement, un candidat peut privilégier une entreprise offrant une couverture prévoyance intéressante, même si le salaire est légèrement inférieur à une autre offre.

· Une simplification de la gestion des arrêts de travail

Avec un contrat de prévoyance, l’entreprise bénéficie d’un interlocuteur unique pour gérer les arrêts prolongés.

Les remboursements des indemnités journalières prévoyance via la subrogation permettent d’éviter les avances de trésorerie trop longues et de faciliter le suivi en paie.

Conclusion

La gestion des arrêts de travail et du maintien de salaire est un enjeu majeur pour les entreprises et les gestionnaires de paie.

Grâce aux contrats de prévoyance, les salariés bénéficient d’une meilleure protection financière en cas d’incapacité de travail, tandis que les employeurs peuvent renforcer leur attractivité et optimiser leur politique sociale.

Cependant, le traitement des indemnités en paie exige une vigilance particulière de par sa complexité.

Ainsi, comprendre et bien gérer les indemnités journalières prévoyance est une clé de compétence pour tout professionnel de la paie.