Eléments variables de paie : le guide pour optimiser son dossier paie

La production de la paie démarre par la collecte et la saisie des différents éléments variables de paie, constituants le salaire brut. Une attention particulière à cette étape clé est de mise pour éviter toute plainte des salariés qui auraient été lésés.

Définition des éléments variables de paie (EVP)                

Pour le gestionnaire de paie le traitement des éléments variables de paie est récurrent tous les mois. C’est un point essentiel dans la création du bulletin de paie.

Les EVP vont correspondre à l’ensemble des données de rémunération qui vont varier d’un mois à l’autre.

Contrairement aux éléments fixes qui gardent un montant unique, qui se répètent mois après mois, les éléments variables vont évoluer en fonction des circonstances et des calculs liés à la paie.

Pour aller plus loin vous trouverez d’autres informations sur le dossier paie dans cet article.

Quels sont les éléments variables de paie (EVP) ?

Quand vous êtes gestionnaire paie vous aurez l’habitude, tous les mois, de traiter un certain nombre d’évènements qui exerceront une influence sur le montant du salaire.

Ces éléments variables peuvent avoir une origine de différentes sources :

• La source conventionnelle :

Les conventions collectives ont chacune des particularités et prévoient des règles ou des évènements qui viendront impacter la paie des salariés. On peut citer par exemple l’ancienneté de l’employé dans l’entreprise qui va déclencher sur son salaire une majoration après l’acquisition d’une certaine durée.

Ainsi à chaque date anniversaire du contrat de travail, le salaire pourra être majoré d’un certain pourcentage qui est indiqué dans la convention collective. (2% par an par exemple)

D’autres éléments peuvent être prévus dans la convention collective comme des primes de dimanche ou de nuit, ou encore des primes de sujétion pour certains personnels.

Enfin des règles pour la majoration des heures supplémentaires seront établies souvent, avec des taux différents de ceux prévus par la loi.

• La source contractuelle :

Le contrat de travail sera très souvent à l’origine de variables de paie et il sera nécessaire de bien le lire avant de produire un bulletin de paie.

Dans cette catégorie on retrouvera notamment toutes les primes de performance, les commissions des commerciaux.

• Les autres sources :

En dehors des conventions collectives et du contrat de travail, on s’intéressera aussi aux usages internes de l’entreprise. L’employeur peut décider de mettre en place une prime pour encourager les salariés à faire quelque chose de particulier.

(Par exemple une prime d’assiduité)

Certains autres éléments variables, ne seront que la conséquence d’une absence du salarié à divers titres : congés payés, congés sans solde, absences injustifiées, maladies, accident du travail ou de trajet, RTT, le nombre de titres restaurant etc…

Différencier le salaire fixe et le salaire variable                  

Le salaire fixe sera le salaire définit par le contrat de travail, il s’agit ici du salaire de base. Ce dernier se retrouvera tous les mois en haut du bulletin de paie sous la forme d’un taux horaire multiplié par les heures réalisées.

Le salaire variable comme son nom l’indique, va être différent d’un mois à l’autre et il fluctuera en fonction des éléments variables comme des heures supplémentaires, des indemnités de congés payés…

C’est l’addition des deux qui donnera le total du brut tout en haut du bulletin de paie.

Faire une gestion optimale des variables de paie       

Fiabiliser la collecte des EVP

Chaque mois en amont de l’établissement des paies, le technicien paie va devoir recueillir, classer et saisir les variables de paie.

Ce traitement est une opération délicate, car les EVP sont en très grand nombre et différentes pour chaque salarié.

La question de la fiabilisation de la récupération des éléments variables sera donc d’une importance capitale pour obtenir une paye juste et sans erreurs.

Comment procéder au traitement et à la saisie des EVP dans de bonnes conditions ?

Le premier point sera la collecte des éléments variables.

Plusieurs façons de procéder existent, on privilégiera les plus fiables et les moins gourmandes en temps.

Pour gagner du temps certains logiciels de gestion de planning vous permettront de reporter les éléments directement dans votre logiciel de paie.

D’autres vous permettront une saisie collaborative de certains éléments, comme les heures supplémentaires ou les primes directement inscrites par le supérieur hiérarchique  ou le client lui-même.

Malheureusement tout ne sera pas automatisable et certains éléments seront recueillis par différents moyens plus empiriques.

• Par téléphone, directement du client, du cadre responsable de l’équipe ou du salarié.
• Par mail, à partir d’un fichier particulier ou à partir d’un tableur Excel.
• Par des fiches navettes entre services ou venant des clients du cabinet.
• Par report d’évènements, listés par certaines personnes habilitées comme le RRH, le gestionnaire RH, le directeur de l’unité…

Tableau des éléments variables de paie

Pour une bonne organisation du traitement des variables de paie, vous veillerez à vous y prendre à l’avance, de façon à n’avoir à faire, que les calculs des bulletins en fin de mois.

Editer un tableau préparatoire de paie (Comme celui de Eurécia) vous servira pour ne rien oublier, faciliter la saisie dans le logiciel de paie des différents éléments recensés.

Utiliser le logiciel de paie directement pour la saisie. Les avantages à utiliser un logiciel de paie pour la saisie : automatisation, harmonisation, erreurs moindres car une seule saisie, soumission aux règles de paie paramétrés sur le logiciel.

Quels sont les enjeux de la gestion des variables de paie ?                      

Des données sensibles

Vous devriez toujours garder à l’esprit que les éléments variables de paie sont des données sensibles et qu’elles ne doivent pas être mises entre toutes les mains.

Etant donné qu’elles ont un lien direct avec la rémunération, elles font parties de la sphère de confidentialité à laquelle vous êtes tenu de vous soumettre, en tant que collaborateur paie.

Au-delà de cela vous aurez aussi à respecter le RGPD, dans le cadre de la collecte des différents éléments, et en respectant les droits des salariés   pour tout ce qui est dans la rectification des informations collectées.

L’accès à ces informations sensibles, doit être réservé aux seuls gestionnaires de paie en charges des dossiers.

Eviter le casse-tête des corrections et des régularisations

Pour le professionnel de la paie mieux vaut éviter le casse-tête du rappel de salaire, en cas d’erreurs sur les éléments variables saisis.

L’employeur reste redevable des salaires oubliés, par une prescription de 3 ans, que le salarié soit encore dans l’entreprise ou pas, il peut toujours réclamer son dû.

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FAQ 

Comment créer un tableau Excel de contrôle de paie ?     

La création d’un tableau Excel vous permettra de recenser les différents éléments variables propres à votre dossier ou à votre entreprise.

Vous veillerez à inclure l’ensemble des variables suivantes :

• Heures supplémentaires / complémentaires
• Absences diverses : congés payés, sans solde, évènements familiaux, maladie, AT, accident de trajet, absences justifiées ou non.
• Acomptes, avances, tickets restaurants, remboursement transport.
• Mutuelle, frais pro, primes diverses

Comment réaliser la saisie des variables de paie dans le logiciel de paie ?

Automatiser la saisie des variables dans le logiciel de paie, sera la solution la plus efficace en gain de temps et évitera les erreurs de saisie et de report.

Certains logiciels de traitement des temps de travail vous permettront de faire le report automatique entre les plannings des équipes et la fiche de paie.

Quoi qu’il en soit il vous restera toujours des données à saisir dans le logiciel de paie. Un auto-contrôle sera nécessaire pour éviter des oublis et des erreurs de saisie.