Ah, l’attestation de salaire ! Ce document qui fait trembler les gestionnaires de paie débutants et qui surgit toujours au moment le moins opportun (généralement un vendredi à 17h45).

Pas de panique ! Après avoir lu cet article, vous remplirez vos attestations de salaire les yeux fermés… Enfin, peut-être pas fermés, mais presque.

 

Qu’est-ce qu’une attestation de salaire ?

L’attestation de salaire employeur est un document officiel que l’employeur doit transmettre à l’Assurance Maladie (Cpam) lorsqu’un salarié se trouve dans certaines situations : Arrêt maladie, accident du travail, maternité, paternité, ou encore en cas de reprise à temps partiel thérapeutique.

Ce document permet à l’organisme social de calculer les indemnités journalières auxquelles le salarié a droit. Autrement dit, c’est grâce à cette attestation que votre salarié pourra être indemnisé pendant son absence. No pressure, comme diraient nos amis d’outre-Manche !

L’évolution vers la dématérialisation

Fini le temps du cerfa attestation de salaire papier ! Depuis plusieurs années, la transmission s’effectue principalement via la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Pour en savoir plus sur ce système qui a révolutionné notre quotidien, consultez notre article DSN pour les nuls.

Cependant, le formulaire cerfa existe toujours pour les situations exceptionnelles ou les employeurs non soumis à la DSN.

Qui doit remplir l’attestation de salaire ?

C’est l’employeur ou son représentant (Généralement vous, cher gestionnaire de paie !) qui a l’obligation de remplir et transmettre cette attestation. Cette obligation s’applique dès le premier jour d’absence du salarié.

Attention : Le non-respect de cette obligation peut entraîner des pénalités pour l’entreprise et surtout retarder l’indemnisation de votre salarié. Et croyez-moi, un salarié non indemnisé est rarement un salarié heureux.

Les délais à respecter

Pour les attestations de salaire transmises via la DSN, le délai maximal autorisé par la loi et de 5 jours suivant la réception de l’arrêt de travail par l’employeur.

Dans les autres cas de transmission, il n’y a pas de délai légal, mais le faire rapidement est un gage que le salarié puisse bénéficier de ses droits au plus vite !

Pour maîtriser toute la gestion administrative, jetez un œil à notre guide sur la gestion des arrêts maladie en paie.

 

Comment transmettre l’attestation de salaire ?

Aujourd’hui, trois modes de transmission coexistent :

1. La DSN événementielle (La méthode moderne)

C’est désormais le mode de transmission privilégié. Vous déclarez l’arrêt de travail via votre logiciel de paie, qui génère automatiquement une DSN événementielle transmise à Net-entreprises. Simple, rapide, et surtout traçable !

Pour approfondir ce sujet, notre article sur la DSN événementielle vous explique tout en détail. Vous pouvez également consulter notre guide pour utiliser le portail Net-entreprise.

 

2. Le portail Net-entreprises (La méthode manuelle)

Si votre logiciel ne gère pas la DSN événementielle, vous pouvez saisir directement l’attestation sur le portail Net-entreprises.fr. C’est un peu plus long, mais ça fonctionne très bien.

 

3. Le cerfa papier (La méthode old school)

Pour les TPE non soumises à la DSN ou en cas de problème technique, le formulaire cerfa S3201 (Arrêts maladie) et cerfa n°11137*03 (Accidents de travail et maladies professionnelle) restent disponibles.

On l’envoie alors par courrier à la CPAM du salarié. Oui, avec un timbre et tout le tralala !

 

Comment remplir l’attestation de salaire : rubrique par rubrique

Passons maintenant au cœur du sujet ! Que vous utilisiez la DSN ou le cerfa, les informations demandées sont globalement les mêmes. Voici le mode d’emploi détaillé.

 

Bloc 1 : Identification de l’employeur

Ce qu’on vous demande :

• Raison sociale de l’entreprise
• SIRET de l’établissement employeur
• Adresse complète
• Code APE/NAF

💡 Bon à savoir : Vérifiez bien que vous utilisez le SIRET de l’établissement où travaille le salarié, pas forcément celui du siège social !

 

Bloc 2 : Identification du salarié

Les informations à renseigner :

• Nom de naissance et nom d’usage
• Prénom(s)
• Date et lieu de naissance
• Numéro de sécurité sociale (NIR)
• Adresse du salarié

⚠️ Attention : Le numéro de sécurité sociale doit comporter 15 chiffres. C’est LA donnée qui permettra d’identifier votre salarié de manière unique.

 

Bloc 3 : Renseignements pour l’étude des droits

Ici c’est l’endroit ou vous renseignez notamment le fameux dernier jour travaillé (DJT).

Vous renseignez également, la situation à la date de l’arrêt, la date de reprise anticipée si c’est la cas, et l’activité à temps partiel thérapeutique (Case cochée ou non)

 

Bloc 4 : Les salaires (La partie cruciale !)

C’est ici que ça se complique légèrement, mais restez concentré !

1. Pour un arrêt maladie non professionnel :

Vous remplissez les 3 derniers mois de salaire.

Vous devez indiquer pour chacun des 3 derniers mois civils complets précédant l’arrêt :

• Le salaire brut
• Le nombre d’heures de travail
• La période exacte

Exemple : Pour un arrêt débutant le 15 octobre, vous indiquerez les salaires de juillet, août et septembre.

💡 Bon à savoir : En cas de mois incomplet (Embauche récente, absence non rémunérée), mentionnez-le clairement et indiquez le salaire rétabli.

2. Pour un accident de travail, de trajet ou une maladie professionnelle

Dans ce cas vous n’indiquez que le salaire du dernier mois précédent l’arrêt de travail, déduit de 21% (Correspondant au forfait de charge déduit par la Cpam)

Voir guide de remplissage de la cpam : ici

Bloc 5 : Subrogation et maintien de salaire

Question clé : L’employeur demande-t-il la subrogation à la Cpam ?

• Si OUI : Précisez la durée pendant laquelle l’employeur demande la subrogation.

(J’indique la période maximale prévue par ma convention collective pendant laquelle je maintiendrai le salaire de mon salarié)

Donnez l’IBAN de l’employeur pour le virement des IJ à l’employeur.

• Si NON : Ne remplissez rien.

Cette information est essentielle pour éviter le cumul entre les indemnités de l’Assurance Maladie et votre complément employeur. Pour mieux comprendre comment apparaissent les IJSS sur la fiche de paie, consultez notre article dédié.

 

Bloc 6 : Signature et cachet

N’oubliez pas de dater et signer l’attestation (Ou de valider la transmission électronique).

Sans signature, l’attestation n’a aucune valeur légale. C’est comme un fish and chips sans vinaigre : Techniquement possible, mais vraiment pas recommandé.

 

Les cas particuliers à connaître

 

Le salarié à temps partiel

Pour un temps partiel, indiquez bien le salaire brut réellement perçu et le nombre d’heures effectivement travaillées. Ne convertissez pas en équivalent temps plein, l’Ameli s’en charge.

Le salarié en multi-employeurs

Chaque employeur doit transmettre sa propre attestation. L’Ameli croisera les informations pour calculer les indemnités.

Les apprentis et contrats en alternance

Même processus, mais attention : le salaire à déclarer est celui figurant sur le bulletin de paie, incluant les avantages en nature éventuels.

L’arrêt qui se prolonge

Bonne nouvelle : vous n’avez rien à faire ! L’attestation initiale suffit. Vous ne transmettez une nouvelle attestation que si le salarié reprend puis s’arrête à nouveau, ou en cas de modification des informations (Changement de maintien de salaire, par exemple).

 

FAQ : Vos questions les plus fréquentes

Q : Que faire si je me suis trompé dans l’attestation ? R : Pas de panique ! Vous pouvez transmettre une attestation rectificative via le même canal. Mieux vaut rectifier rapidement qu’attendre que le salarié ou la CPAM s’en aperçoive.

Q : Le salarié est absent depuis 2 jours mais n’a pas encore envoyé son arrêt. Dois-je faire l’attestation ? R : Non, vous attendez de recevoir officiellement l’arrêt de travail. Les délais courent à partir de la réception de l’arrêt par l’employeur.

Q : Mon salarié est en période d’essai, dois-je quand même remplir l’attestation ? R : Absolument ! L’obligation existe dès le premier jour de travail, période d’essai comprise.

Q : Combien de temps dois-je conserver une copie de l’attestation ? R : Conservez-la au minimum 5 ans avec les autres documents de paie. C’est toujours utile en cas de contrôle ou de litige.

Q : Mon logiciel de paie ne gère pas la DSN événementielle, que faire ? R : Utilisez le portail Net-entreprises pour saisir manuellement l’attestation, ou contactez votre éditeur pour une mise à jour. De nombreux logiciels proposent désormais cette fonctionnalité.

 

Pour aller plus loin dans votre maîtrise de la paie

Remplir une attestation de salaire est une compétence essentielle, mais ce n’est qu’une pièce du puzzle ! Pour développer vos compétences en gestion de la paie, découvrez :

• Notre guide La paie pour les nuls pour poser les bases
• Les 5 étapes pour réussir son processus de gestion de paie

 

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour remplir vos attestations de salaire comme un pro ! Mais pourquoi s’arrêter en si bon chemin ?

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