Comment faire une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

 

Une des formalités les plus importantes à faire, dans le cadre de l’embauche d’un nouveau salarié, est la DPAE (Déclaration préalable à l’embauche).

Si vous êtes gestionnaire de paie ou gestionnaire RH, vous aurez souvent l’occasion d’en réaliser dans le cadre de votre travail.

Une autre ressource qui pourrait vous intéresser : 8 points à vérifier avant l’embauche d’un salarié.

 

A quoi sert la déclaration préalable à l’embauche ?

 

Cette déclaration obligatoire, sous peine de sanction, permet de cumuler 6 formalités d’un coup :                      

• Immatriculation d’un employeur au régime assurance chômage.
• Immatriculation d’un employeur au régime général de la sécurité sociale pour la 1ere embauche.
• Demande d’immatriculation du salarié à la Caisse de sécurité sociale, quand ce dernier n’a pas encore de numéro de sécurité sociale.
• Adhésion de l’employeur au service de santé.

Vous pourrez obtenir les coordonnées de votre service de santé au travail auprès de la Dreets ou de l’Urssaf.

• Demande d’examen médical du salarié à l’embauche.
• Préétablissement de la liste des salariés embauchés pour établir la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales).

 

Qui doit faire une DPAE ?

 

Tout recrutement d’un salarié doit faire l’objet d’une DPAE, que l’employeur soit une entreprise, une association, quel que soit son statut, ou un particulier employeur.

Téléchargez le flyer de l’Urssaf qui vous explique en détail le sujet : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/DEP-Nouvel-Employeur.pdf                    

 

Comment fait-on une DPAE ?

 

La Déclaration préalable à l’embauche s’effectue en ligne, bien qu’il soit encore possible de la faire sur un formulaire papier qu’on envoie en recommandé à l’Urssaf.

En ligne vous avez deux possibilités :

• Net entreprise ou vous pourrez remplir le formulaire en ligne individuellement, ou transférer un dossier de machine à machine avec le logiciel paie.
• Sur site de l’Urssaf ou de la MSA (Si salarié agricole) : notamment en cas de première déclaration pour créer le compte employeur.

Quels éléments donner à l’administration ?

Les éléments principaux à fournir sont la dénomination sociale, le code NAF, le Siret, le centre de médecine du travail dont vous dépendez, l’identité du salarié, sa date de naissance et son lieu de naissance, la date et l’heure d’embauche, le type de contrat, la durée de la période d’essai.

A savoir : Si l’employeur a réalisé plus de 50 DPAE l’année civile précédente, il aura ensuite l’obligation de les effectuer par voie dématérialisée.   

Si vous ne respectez pas cette obligation vous encourez une sanction pécuniaire égale à 0.5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Les erreurs courantes dans le cadre de la DPAE

 

La principale est de ne pas déclarer le salarié avant l’embauche : vous devrez déclarer toute embauche dans les 8 jours maximum précédant la date d’entrée en fonction ou précédent le début de la période d’essai.

Il arrive parfois que ce délai, assez court, soit ignoré des employeurs et la déclaration se fait postérieurement à l’embauche réelle.

Quels sont les risques ?

Dans ce cas la relation de travail sera qualifiée de travail dissimulé et la responsabilité de l’employeur est engagée, notamment en cas d’accident du travail.

Sachez que le salarié peut demander à l’Urssaf de vérifier si son employeur la bien déclaré.

Il adresse un courrier à l’organisme en précisant les données du contrat de travail : Nom, prénom, numéro de sécurité sociale, date et lieu de naissance, type de contrat et dates effectives.

Une autre erreur courante est de ne pas annuler une déclaration faite à tort, quand le salarié ne prend pas son poste finalement.

Surtout s’il s’agit d’une première embauche, le compte employeur serait alors créé à tort dans ce cas.

Une dernière erreur, qui est très souvent commise : ne pas remettre au salarié la DPAE ou l’accusé de réception du dépôt de cette dernière (Vous encourez dans ce cas 750 € d’amende)

 

Les points à surveiller quand on fait une déclaration préalable en ligne

 

Certains points doivent faire l’objet d’une attention particulière, car ils sont souvent négligés par les gestionnaires de paie et les gestionnaires RH.

Salariés étrangers : s’assurer avant de faire la déclaration d’embauche que ce dernier à une autorisation de travailler en France.

Stagiaires : Doit-on effectuer une DPAE ? Ces derniers n’ont pas la qualité de salariés donc pas de Dpae à faire.

Cependant vous avez l’obligation de le mentionner dans le registre unique du personnel.                       

Et les apprentis ?

Pour les apprentis vous avez bien l’obligation de réaliser une DPAE car ce sont des salariés à part entière.

En cas de succession de CDD : une nouvelle Dpae devrait être faite à chaque conclusion de cdd. Et ce sera d’autant plus le cas, s’il y a interruption ne serait-ce que d’un jour entre 2 CDD.

Voilà, vous êtes maintenant paré pour accomplir en toute sérénité la Déclaration Préalable à l’Embauche de vos salariés.