5 habitudes à prendre pour être un bon professionnel du bulletin de paie

Le métier est complexe, vous le savez.

Difficile de devenir un « pro » des bulletins de paie, c’est ce que vous pensez n’est-ce pas ?

Vous savez sûrement entendu de jeunes gestionnaires de paie se plaindre de la difficulté du métier, du stress engendré par la masse de connaissances à ingurgiter.

Oui c’est difficile mais, quelques habitudes que vous pourriez prendre facilement, pourraient vous y aider. (Il suffit juste de s’y mettre)

Je vais vous le montrer dans cet article.

En lien avec cet article : 5 habitudes à prendre pour améliorer sa gestion de paie.

 

Première habitude : planifier son travail

 

Le métier de gestionnaire paie est très diversifié et les tâches à faire s’enchainent, les unes après les autres.

Les sollicitations aussi, vous devrez répondre à un client, un collègue, à la direction des RH ou bien à des salariés qui se posent des questions, qui ne comprennent pas leur bulletin de paie.

Lire et trier les nombreux mails que vous recevez, saisir dans le logiciel de paie les variables, les nouveaux salariés…

C’est sans fin.

La première habitude à prendre est de planifier son travail. Sans une bonne organisation vous êtes fichu et vous risquez de passer à côté de quelque chose d’important.

Planifier ses tâches, fonctionne bien, car vous savez toujours ou vous en êtes en fonction de la période. Début du mois : la DSN, milieu de mois saisie des variables, fin de mois édition des bulletins.

Vous verrez ainsi l’avancée de votre travail se faire logiquement, mais aussi vous verrez si vous êtes en retard sur le planning prévu ou pas.

 

Comment faire une bonne planification ?

 

Pour cela vous devrez analyser un cycle complet de paie pour recenser toutes les tâches à faire et déterminer leur calendrier.

Vous pouvez utiliser un tableau Excel pour vous faciliter le travail.

Autre solution, vous pouvez aussi utiliser un calendrier en ligne comme « google calendar » et noter dessus les travaux en paie en fonction des dates que vous aurez déterminé, ensuite mettez une alerte, comme les dates butoir à ne pas dépasser.

 

Deuxième habitude : faire une bonne veille juridique et sociale

 

La complexité des lois et des règlements dans le domaine social, leurs changements fréquents au gré des différents gouvernements, doivent vous conduire à faire une veille juridique rigoureuse.

De cette façon vous pourrez anticiper des changements qui impacteront inévitablement les bulletins de paie, les droits des salariés, les salaires versés et les cotisations prélevées.

Vous pouvez mettre en place plusieurs choses pour rester au courant des modifications impactant la paie :

• S’abonner à des newsletters dans le domaine du droit du travail et de la paie, certaines sont gratuites et d’autres, de meilleure qualité, payantes.
• Effectuer des recherches sur internet grâce aux moteurs de recherche.
• Consulter de la documentation professionnelle et des ouvrages édités par Tissot, Lefebvre pour les plus connus mais il y en a d’autres.
• Suivre les réseaux sociaux, en particulier LinkedIn, s’abonner à des groupes traitant de la paie, des Rh, du droit social.

 

Troisième habitude : s’exercer à traiter la paie à la main

 

Avec les logiciels de paie, le problème c’est qu’on rentre dans une routine de travail et qu’on finit par ne plus vérifier nos bulletins de paie.

On fait confiance à notre outil puisqu’il semble fiable et qu’il a toujours bien fonctionné comme ça.

Pourtant dans certains cas, il est toujours utile de vérifier ses calculs à la main, en reprenant des calculs concernant la réduction générale des charges, le calcul des heures supplémentaires et complémentaires, les bases csg/crds, le prélèvement à la source…

En cas de contrôle Urssaf, votre réduction Fillon sera passée au peigne fin, un petit écart dans le calcul pourra faire une somme considérable à la sortie.

Donc vérifiez périodiquement à la main vos calculs de paie, les données des bulletins pour les charges sociales, ainsi que la conformité légale de ces mêmes bulletins de salaire.

 

Quatrième habitude : Se former au logiciel de paie, mettre les mains dans le paramétrage

 

Dans la suite logique du point précédent vous devriez vous intéresser au paramétrage de votre logiciel de paie.

Mais pour le faire dans de bonnes conditions, vous devrez vous y connaître suffisamment.

Savoir modifier et adapter un paramétrage ne doit pas être fait à la légère.

Une formation sur ledit logiciel pourrait s’avérer nécessaire. Demandez à votre éditeur de logiciel comment vous pourriez vous former.

Consulter régulièrement la FAQ qui est en général proposée avec le logiciel permet aussi de s’autoformer.

Par ce biais vous allez découvrir des fonctionnalités nouvelles, elles vous simplifieront votre travail de gestionnaire de paie.

Il y a tellement de techniciens paie qui ne rentrent jamais dans un paramétrage par peur de se tromper, et par peur de la complexité de la tâche.

Si vous le faites-vous serez reconnu comme une personne ressource pour votre équipe.

 

Cinquième habitude : Être pédagogue et savoir expliquer aux salariés leur bulletin de paie.

 

Le dernier point qui à mes yeux est crucial est celui qui résulte de la confiance que vous engendrerez en étant un bon pédagogue.

Oui vous le verrez une fois en poste vous devrez très souvent répondre à des questions des non-initiés à la paie.

Ce seront le plus souvent des salariés de votre entreprise ou des clients du cabinet comptable. Certains voudront comprendre pourquoi telle rubrique du bulletin de paie est marquée comme cela, pourquoi le net n’est pas le même d’un mois à l’autre, ou encore pourquoi les indemnités journalières n’apparaissent pas sur leur bulletin…

Il est nécessaire de leur répondre clairement et de façon compréhensible pour deux raisons :

• Lever tout doute sur une éventuelle malhonnêteté du gestionnaire de paie ou de l’employeur.
• Montrer que vous savez ce que vous faites, que la paie est élaborée par un expert et non par un amateur à la petite semaine.

Vous pourrez ainsi établir un climat de confiance qui sera profitable à la fois à vous-même et à l’entreprise.

Une solution que vous pouvez adopter est d’anticiper les questions qui pourraient vous être posées et de vous entrainer à répondre à l’avance à certaines d’entre elles.

 

Chacun de ces points est comme une brique dans le mur que vous construisez pour devenir un véritable professionnel de la paie.

Tout ne se fait pas en un jour, alors pourquoi attendre, commencez dès maintenant.