Le processus paie

Si vous vous intéressez à la gestion de la paie, vous avez sans doute entendu parler du processus de paie.

En effet la paie, ce n’est pas que la production de bulletins de paie en fin de mois.

C’est quand même un peu plus complexe, vous vous doutez que la multitude des tâches à accomplir pour livrer un travail complet est énorme.

Je sais ce que vous pensez, vous avez le tournis devant l’ampleur de la tâche.

C’est pourquoi je vous propose de décortiquer toutes les étapes du processus.

Comme son nom l’indique, le processus paie ou la gestion de la paie est l’ensemble des procédures nécessaires pour l’établissement du bulletin de paye jusqu’à la production de la DSN.

Cette mission aura un coût à la fois financier, mais aussi en temps de travail. Si le processus est mal fait, il pourrait avoir des conséquences importantes pour l’entreprise.

Nous verrons dans cet article les différentes étapes nécessaires dans le processus de paie :

• recueil des variables de paie
• calcul du salaire
• établissement des fiches de paie
• établissement de la DSN

Les variables de paie

Les variables de paye sont toutes les données nécessaires à l’établissement des bulletins de paie.

Le gestionnaire de paie dans un premier temps va recueillir toutes ces données, les regrouper et les classer de façon à pouvoir les intégrer dans le bulletin de paye des salariés.

Quelles sont les variables de paie ?

Il s’agit d’éléments qui vont toucher la rémunération des salariés pour l’essentiel

• Primes : prime exceptionnelle, d’ancienneté, primes de vacances
• Commissions
• Heures supplémentaires, complémentaires
• Rappels de salaire
• Les absences du salarié : maladie / accident du travail ou autre absence justifiées/injustifiées
• Les congés payés

De quelle façon gérer les variables de paie ?

Il y a énormément de variables de paie, du coup, il est nécessaire d’utiliser une procédure pour les recueillir et les classifier de façon à pouvoir les utiliser dans les meilleures conditions.

Du fait de leur très grande diversité et nombre, il va falloir être précis pour ne rien oublier en cours de route.

Je vous conseille, dans un premier temps de créer un support qui vous permettra de classer et de retrouver rapidement les différentes variables.

Exemple de support : classeur à onglet qui vous permet de ranger chaque variable par salarié.

Vous pourriez aussi utiliser un classeur Excel et dématérialiser les documents qui vous sont fournis.

Mais il sera peut être nécessaire, également de conserver un document papier (suivant les pratiques de votre entreprise) pour chaque variable de paie ou bien de créer une note, avec l’objet de la variable, attribuée au salarié concerné.

Certains utiliseront un logiciel permettant le regroupement des données. (comme One Note par exemple)

Enfin Si vous travaillez en cabinet comptable, le client pourra saisir directement les variables de paye sur le logiciel que vous utilisez. Vous n’aurez plus qu’à intégrer ces variables dans les bulletins.

Remarque : certaines Variables seront déterminées par des obligations juridiques issues des contrats de travail et des conventions collectives. Il sera donc très important pour le gestionnaire de paye de se tenir au courant des conventions et règles juridiques applicables aux salariés de son entreprise ou à ses clients pour un cabinet comptable.

Le calcul du salaire

Le calcul du salaire de base du salarié, va découler de son contrat de travail (et de son taux horaire fixé), mais il peut aussi correspondre au minimum conventionnel s’il est plus élevé. Dans tous les cas, il ne pourra pas être inférieur au SMIC (salaire minimum de croissance).

Au salaire de base, le gestionnaire paie va rajouter très souvent des primes, indemnités, avantages en nature que le salarié doit percevoir.

La bonne méthode pour faire le calcul du salaire :

Prenons un exemple : une supérette embauche un salarié pour mettre en rayon les marchandises et tenir la caisse.

• Vous allez vérifier dans un premier temps le salaire indiqué dans le contrat de travail. (Taux horaire, coefficient applicable s’il est indiqué, les accessoires au salaire (primes de dimanche par exemple)
• Ensuite, vous allez vérifier la convention collective du commerce de détail et de gros à prédominance alimentaire, pour voir quels sont les coefficients applicables et les taux de rémunération minimum correspondants, comparer avec ce qui est indiqué dans le contrat de travail.

Etablissement du bulletin de paie

Une fois tous les éléments variables saisis, il est temps de créer le bulletin de paie lui-même.

Le logiciel de paie va le faire en fonction des paramétrages de ce dernier et des variables saisies. Vous aurez ainsi un premier jet que vous pourrez vérifier en visuel.

Contrôler le bulletin ainsi établi est une des opérations les plus importantes en paie, car au vue du bulletin produit, des ajustements seront assez souvent nécessaire.

Vous ne pourrez pas vous contenter d’appuyer sur un bouton pour sortir un bulletin de paie conforme. (hélas, ce serait trop simple.)

Le processus se poursuit par :

Etablissement de la DSN

Une fois que vous avez établi les bulletins de paie, que vous les avez remis aux salariés et fait le virement, le processus n’est pas encore terminé.

Les charges sociales devront être versées aux différents organismes et pour le faire, vous aurez recours à la DSN.

La déclaration sociale nominative ou DSN est une opération réalisée par le gestionnaire paie chaque mois (Avant le 05 ou le 15 du mois, en fonction de la taille de l’entreprise et qui va suivre les opérations de paie)

Elle a pour objet de transmettre les différentes données issues de la paie, en simplifiant les formalités déclaratives et en les regroupant dans une seule déclaration, également dans le but de sécuriser la transmission de toutes ces données.

Le technicien paie va produire un fichier dématérialisé, issu de son logiciel de paie, qu’il va transmettre par le biais du site net-entreprise (dépôt du fichier) ou par le logiciel de paie qui va se charger directement de l’envoi (machine to machine).

A côté de ça, il existe aussi :

Les DSN événementielles 

A côté de cette DSN mensuelle, il existe ce qu’on appelle des DSN signalement d’événements. Dans ce cas, vous allez signaler différents événements qui surviennent au cours du mois et qui impactent la paie.

Par exemple, lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, accident du travail.

Autre exemple : en cas de départ du salarié de l’entreprise comme une fin de contrat de travail à durée déterminée.

Et n’oubliez pas : Les DSN événementielles sont à faire dans les 5 jours suivant l’événement en question.

Comme nous venons de le voir, le processus de paie est complexe et comprend différentes étapes aussi importantes les unes que les autres.

Une attention sans relâche est nécessaire pour le mener à son terme avec succès, tous les mois.

Comment faites-vous pour réussir ces tâches ?

Vous sentez-vous prêts à aller jusqu’au bout ? Dites le moi en commentaire.