gestion de la paie

Améliorer sa gestion de paie, que vous soyez un professionnel de la paie expérimenté ou un débutant dans le métier, est primordial.

Vous le savez, la progression continue de vos connaissances, de vos savoirs faire est un aspect important, qui doit vous permettre d’évoluer professionnellement.

Je vous propose une liste de 33 points à mettre en œuvre, certains étant très faciles et d’autres plus compliqués.

1. Relisez tous les jours une page ou deux de vos anciens cours du titre professionnel de gestionnaire paie et refaite un exercice tous les jours du même cours.

2. Suivez au moins un fois par semaine l’actualité sociale : changement de taux, smic, aides, réductions de charge, jurisprudence sociale.

3. Profitez-en pour créer un dossier de suivi de l’actualité sociale par thèmes.

4. Vérifiez tous les mois vos bulletins de paie sur les points sensibles : Variables, heures, compteur congés, réduction Fillon, prélèvement à la source.

5. Créez un classeur/dossier de contrôle de paie dans lequel vous inscrirez les contrôles effectués avec les dates et les procédures que vous avez appliqué, cela vous permettra de refaire des contrôles réguliers en simplifiant les procédures et en y passant moins de temps.

6. Créez un classeur dédié pour vos variables de paie, en format papier ou dématérialisé.

7. Vérifiez que toutes vos paies sont bien au-dessus du Smic ou du minimum conventionnel, en créant un tableur Excel par exemple.

8. Créez un tableau de bord de suivi des étapes de la paie (Processus de paie), avec vos dates butoir, pour ne rien oublier.

9. Lisez régulièrement des livres sur la paie: ici une sélection de livres avec des exercices pour certains.

10. Abonnez vous à des newsletters sociales pour ne rien manquer et si possible payez vous un abonnement à des revues pro comme RF paie mais il y en d’autres.

11. Achetez un manuel en droit du travail comme celui de Lefebvre social, vous aurez une première information juridique très détaillée. Si vous travaillez en cabinet il vous servira souvent, dans le cadre du premier conseil social à donner à vos clients.

12. Anticiper les entrées et les sorties des salariés (Déclaration préalable à l’embauche, création du profil, mutuelle et à contrario calcul des indemnités de licenciement ou de rupture conventionnelle, solde de tout compte…) N’attendez pas le dernier moment.

13. Utilisez un cahier pour noter ce que vous faites en paie jour après jour, vous pourrez vous y référer en cas de problème, de litige. Cela permet aussi de s’améliorer en notant ce qui n’a pas marché et pourquoi.

14. Trouvez un partenaire, collègue, supérieur ou ami avec qui vous pouvez échanger sur des problèmes techniques en paie et droit du travail.

15. Trouvez une personne référente (mentor) qui est plus avancée que vous en paie et droit du travail et inspirez vous de lui pour progresser.

16. N’hésitez pas à faire des heures supplémentaires (non rémunérées ?) quand c’est nécessaire : travail en retard et auto-formation sur des sujets où vous avez des lacunes.

17. Créez un « book paie» dans lequel vous rassemblerez l’ensemble des procédures et des documents papier que vous utilisez pour tout ce qui touche à votre travail.

18. Formez-vous en paie : utilisez le droit à la formation continue en entreprise, votre CPF pour faire des formations sociales sur des points particuliers : nouveautés, actualités…

19. Suivez des webinars gratuits sur la paie et le social.

20. Créez des formations pour vos collègues, en paie et droit du travail, cela vous fera progresser et vous obligera à chercher des solutions techniques auxquelles vous ne songiez même pas.

21. Diffusez des informations sociales à vos collègues qui pourraient en avoir besoin comme les comptables, les membres des RH…

22. Informez votre supérieur hiérarchique de l’avancée de votre travail au moins une fois par semaine en préparant une synthèse de ce que vous avez fait. Vous pourrez vous servir de votre cahier (Voir point 15) pour le faire

23. En cas de problème important ne paniquez pas, vous risqueriez de faire une bourde encore plus importante. Restez zen le plus possible, réfléchissez à la question avant de parler et essayez de trouver une solution équitable pour tout le monde.

24. Soyez une force de proposition dans votre travail, soyez un facilitateur, les gens viendront vous voir pour trouver des solutions. Mais cela vous prendra plus de temps et il faudra donc savoir le gérer.

25. Prenez des responsabilités, comme s’occuper d’un nouveau collègue débutant, s’occuper d’un dossier stratégique comme la mise en place d’un nouveau logiciel. Vous devrez y passer du temps mais cela est possible avec une bonne organisation : Vous progresserez et vous marquerez des points au sien de votre entreprise.

26. Créez des fiches de synthèse ou des fiches de révision pour pouvoir vous référer à des notes techniques rapidement et vous rafraichir la mémoire. Utilisez nos fiches de révision  (fiches déjà prêtes avec les exercices corrigés).

27. Obtenez un diplôme en paie, en droit du travail ou en ressources humaines si vous n’en possédez pas. Vous pouvez utiliser la validation des acquis (VAE).

28. Passez un diplôme supérieur en paie à celui que vous avez, en cours du soir : si vous avez un bac + 2, vous pourriez viser une licence professionnelle gestion de la paie et administration du personnel (Bac + 3) ou un master Responsable de pôle paie (Bac+4)

29. Utilisez un outil de planification via votre courrier électronique (gmail, outlook…) ou une application dédiée comme Trello qui permet de faire des rappels et de partager des tâches collaboratives.

30. Faites une formation au logiciel de paie que vous utilisez : paramétrages complexes, fonctions expertes et utilisez les dans votre travail quotidien.

31. Utilisez deux écrans de PC pour pouvoir afficher deux documents, deux tableaux, deux logiciels simultanés. Confort de travail et vitesse de travail augmenté d’au moins de 30 %.

32. Demandez un audit externe de vos paies, vous aurez ainsi des remontées objectives sur des pratiques erronées, des erreurs de paramétrage… Des choses que vous ne percevez pas par habitudes ou par négligence, vous sauteront alors aux yeux.

33. Vous avez une lacune en paie, vous savez que vous n’êtes pas bon sur un point particulier, vous commettez toujours les mêmes erreurs qui reviennent à chaque cycle de paie ? Voilà les thèmes que vous devriez travailler en priorité.

Laissez moi en commentaire vos idées d’amélioration, je les rajouterais à la liste parce que ça pourrait aider les autres.